In Zusammenarbeit mit der ACT GmbH haben wir eine Schnittstelle für Wiking Beleg Online entwickelt, um Belege direkt aus top farmplan übertragen zu können. Wie Du die Schnittstelle einrichtest, das zeigen wir Dir in diesem Beitrag.
Gehe zunächst in Deinen Aktenschrank und klicke in der oberen Navigation auf „Belege übertragen“ und anschließend auf „Funktion hinzufügen“. Wähle dann in der erscheinenden Ansicht, direkt unter der Beschreibung der Wiking Schnittstelle „Kostenlos hinzufügen“ aus. Nun schließe das Fenster und wähle unter „Belege übertragen“ die Wiking-Schnittstelle aus. Die Einrichtung erfolgt in den nächsten Schritten.
Als erstes musst Du die Datenschutzbestimmungen ganz unten bestätigen. Nun wählst Du Deinen Betrieb aus, für den die Daten übertragen werden sollen. Anschließend musst Du die „Wiking Betriebsnummer“ eintragen. Die Betriebsnummer für Wiking Beleg Online bekommst Du von Deinem Steuerberater der das Verfahren für Dich freischalten kann. Klicke nun auf „Weiter“.
Nun fehlt noch die Zuordnung der Ordner in top farmplan. Hinterlege dazu im nächsten Schritt einfach für jeden Betrieb die passenden Ordner. Welcher Betrieb ausgewählt ist, siehst Du in dem Auswahlfeld „Betrieb“. In unserem Beispiel haben wir die Ordner 000_Rechnungseingang, 001_Rechnungsausgang und 003_Sonstiges hinterlegt.
Aufgepasst: Für mehrere Betriebe können nicht dieselben Ordner benutzt werden.
Tipp: Solltest Du Dich vertippt haben oder in der Einrichtung etwas ändern wollen, kannst Du dies über das Zahnrad erledigen.
Sobald die Schnittstelle eingerichtet ist, kannst Du Deine Belege in Zukunft mit nur wenigen Klicks aus dem Aktenschrank über „Belege übertragen“ zu Wiking übermitteln. Wähle dann nur noch Deinen Zugang aus und klicke auf „Übertragen“. In dieser Ansicht siehst Du auch rechts neben Deinen Ordnern die Anzahl der Dokumente, die übertragen werden.
Nachdem Du Deine Belege übertragen hast, klicke auf „Verzeichnis aktualisieren“. Dann siehst Du, dass die Belege mit einem kleinen grünen Symbol versehen wurden. Gehst Du mit der Maus über eines der Symbole, erscheint der Schriftzug „indexiert“. Wenn Du nun neue Belege in top farmplan hochlädst und weitere Belege an Wiking überträgst, werden auch nur Belege übertragen, die nicht mit diesem Symbol gekennzeichnet sind.
Nun sind Deine Belege in Wiking. Von dort können Du oder Dein Steuerberater diese nun weiter verarbeiten.
13. Oktober 2022
