Auf der einen Seite: mehr Platz, schnellere Suche und bessere Organisation – auf der anderen Seite: Hilflosigkeit bei Strom- oder Systemausfall, Angst vor der Cloud und Frust am PC. Das sind die meistgenannten Vor- und Nachteile des digitalen Agrarbüros. Was ist wirklich dran?
Klar, die Aktenordner werden weniger. Nach dem Scannen muss nicht jedes Dokument im Original aufbewahrt werden, vieles kann in die Tonne. Auf dem Schreibtisch schrumpfen die Papierberge deshalb schnell und es sieht ordentlich aus. Wichtig ist allerdings, dass nicht gleichzeitig die „digitalen PDF-Berge“ anwachsen. Was erledigt ist, muss man konsequent archivieren, auch im digitalen Büro.
Wohl der größte Vorteil des digitalen Büros ist die Geschwindigkeit, mit der man sich durch tausende von Seiten arbeiten kann. Einfach einen Suchbegriff eingeben – der Rechner macht den Rest. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme arbeiten mit Volltextsuchen, die nicht nur den Dateinamen, sondern auch den Inhalt des Dokuments unter die Lupe nehmen. Selbst wenn man sich bei der Ablage einmal vertan hat, mit einigen Stichwörtern findet sich jedes Dokument wieder.
„Anders organisiert“, sollte es eigentlich heißen, denn auch im Papier-Büro kann man ordentlich aufgestellt sein. Ich habe allerdings festgestellt, dass man in der digitalen Welt mehr Möglichkeiten hat, seine Büroprozesse anzupassen. Bei der Umstellung von Papier auf digital braucht es zunächst etwas Zeit, bis die neuen Abläufe sitzen und reibungslos funktionieren. Danach ist das „Feintuning“ allerdings einfacher – schnell einen Ordner anlege und umsortieren geht am PC deutlich schneller, als mit Papier
Stromausfälle sind ärgerlich, vor allem wenn dadurch Daten verloren gehen. Allerdings sind sie auch extrem selten und es gibt bereits für unter 100 € kleine USV-Systeme (USV=unterbrechungsfreie Spannungsversorgung) mit denen der Rechner eine kurzzeitige Stromversorgungslücken ohne Absturz übersteht. Komplette Systemausfälle mit dauerhaftem Rechnerabsturz kommen ebenfalls selten vor. Hier hilft es, wenn die wichtigen Daten in der Cloud liegen: Rechner tauschen und es geht weiter.
Was passiert mit meinen Daten? Bleibe ich der Eigentümer? Ist das wirklich sicher? – Alles Fragen, die immer wieder rund um Cloud-Lösungen gestellt werden. Die Antwort kann nicht pauschal ausfallen, denn Cloud ist nicht gleich Cloud. Unternehmen, die sich auf die Datenhaltung für andere Unternehmen spezialisiert haben, bieten umfassende Sicherheit. Die Server stehen in Deutschland, es gibt automatische Sicherungen und Schutz vor Brand und unbefugtem Zugriff. Die Festplatte im PC ist im Vergleich deutlich mehr gefährdet.
Wer öfters auf Kriegsfuß mit dem Rechner steht, aber trotzdem digitaler werden will, sollte sich nach einer möglichst einfachen Lösung umsehen. Ein Schritt-für-Schritt-Umstieg kann außerdem helfen, Frust zu vermeiden. Schulungen und Video-Tutorials sind eine weitere Möglichkeit, sich mit der neuen Technik langsam vertraut zu machen. Grade die Videos geben Sicherheit, da man immer wieder darauf zurückgreifen kann.
25. Juli 2017
