Du möchtest Deine Belege nach dem Scannen direkt in den Papierkorb schmeißen? Dann bist Du mit der Verfahrensdokumentation auf dem richtigen Weg. Vom Gesetzgeber wird vorgeschrieben was alles vorliegen muss, um die Ablage ordnungsgemäß zu führen. Dazu haben wir Dir einen Beitrag über die „Revisionssichere Ablage in top farmplan“ geschrieben. Ein weiterer Bestandteil der Forderungen des Gesetzgebers ist die Verfahrensdokumentation. Wie Du mit dieser in top farmplan arbeitest, erfährst Du in diesem Beitrag.
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass jeder Betrieb den Prozess der Dokumentenablage beschrieben haben muss oder einfach beschreiben kann. Am einfachsten geht das mit einer Beschreibung des Prozesses. Du kannst alle Vorgänge mit unserem Assistenten schriftlich festhalten und auf Knopfdruck bekommst Du das fertige Dokument. Im Falle einer Betriebsprüfung solltest Du dem Wirtschaftsprüfer die Verfahrensdokumentation vorlegen können.
Dazu klickst Du auf Menü → Einstellungen und anschließend auf Aktenschrank. Dort befindet sich der Menüpunkt „GoBD konforme Verfahrensdokumentation“. Wähle nun den Punkt „bearbeiten“, dann öffnet sich ein Assistent. Dort klickst Du auf „jetzt Starten“. Du wirst nun Schritt für Schritt durch die Verfahrensdokumentation geleitet. Anschließend kannst Du die erstellte Verfahrensdokumentation im Aktenschrank abspeichern. Am sichersten ist es, wenn Du Deinen Steuerberater mit an Board holst.
Sollten sich Änderungen auf Deinem Betrieb ergeben, kannst Du die Verfahrensdokumentation jederzeit ändern. Dafür erstellst Du wie oben beschrieben eine neue Version. Die einzelnen Felder sind schon mit Deinen Daten vorausgefüllt, sodass Du nur noch die neuen Punkte ändern musst.
Achtung: Ergeben sich Änderungen auf Deinem Betrieb, musst Du die Dokumentation umgehend aktualisieren!
In dem GoBD-Schreiben vom Bundesministerium für Finanzen, vom 28.11.2019, steht geschrieben: „Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.“ Das bedeutet, dass die Dokumentation für die Dauer der Aufbewahrungsfrist, der abgelegten Dokumente aufbewahrt werden muss. Du kannst diese am einfachsten in einen eigenen Archivordner abspeichern.
Das komplette Schriftstück vom Bundesfinanzministerium gibt es hier: zum Dokument.
Hältst Du Deine Dokumentation also immer aktuell und speicherst sie in dem passenden Ordner, bist Du auf der sicheren Seite.
Hast Du Fragen zum Thema, dann schreibe uns an service@topfarmplan.de oder melde Dich telefonisch bei uns unter 02501 801 4484.
17. Dezember 2019
