Deine Ordner stapeln sich in Deinem Büro und das Suchen von Dokumenten dauert Dir zu lange? Der Steuerberater möchte die nächsten Unterlagen schnellstmöglich am liebsten digital zur Verfügung haben? Deshalb hast Du schon länger mit dem Gedanken gespielt mit einem digitalen Büro zu starten, weißt aber nicht genau wie Du starten sollst? In diesem Beitrag erfährt Du, wie Du mit top farmplan in Dein digitales Büro starten kannst.
Die Prozesse in Deinem Agrarbüro sind oft bekannt und haben sich in den vergangenen Jahren eingespielt. Deine Prozesse musst Du im digitalen Büro deshalb nicht neu erfinden. Wichtig ist nur, dass Du in Deinen Prozessen eine kleine Sache änderst. Anstatt Deine Belege in Ordner zu sortieren scannst Du diese nun ein. Dies hat zwei Vorteile:
Du solltest Dir vorher Gedanken machen, was alles in Deinem Büro an Dokumenten anfällt und wie Du die Belege bisher bearbeitet hast. Wenn Du alle Dokumente kennst, kannst Du mit dem digitalen Büro starten. Hierbei ist es wichtig, dass Du mit dem Programm an einem bestimmten Tag startest und ab diesen Tag alles digitalisierst. Dies verhindert, dass Du digital nachsehen und zugleich in Deinen Ordner suchen musst.
Um Deine Dokumente schnell zu digitalisieren, ist es wichtig, dass Du einen schnellen Scanner hast. Um sich in der digitalen Aktenstruktur nicht zu verirren, empfiehlt es sich Deine bisherige Papierordnerstruktur in den digitalen Aktenschrank zu übernehmen. Hierbei fällt Dir evtl. auch auf, dass Du manches anders oder besser ordnen kannst. Durch die OCR-Funktion in top farmplan findest Du Deine Belege schnell wieder. Vor dem Einscannen versiehst Du Deine Dokumente mit einer Nummer, so kannst Du die Originale schnell wieder finden. Zur Vergabe der Nummern auf den Dokumenten empfiehlt sich am besten ein Paginierstempel. In dem meisten Fällen reichen die digitalen Belege.
Die Ablage Deiner gescannten Belege erfolgt in einem Schuhkarton oder ähnlichen. Dies ist zwar im ersten Moment wahrscheinlich etwas gewöhnungsbedürftig, durch die Nummer des Paginierstempel findest Du aber alle Dokumente auch im Original schnell wieder. Du kannst auch mit mehreren Kisten arbeiten z.B. für Rechnungen oder Lieferscheine. Eine andere Möglichkeit ist es offene Vorgänge in einer Kiste und abgearbeitete Vorgänge in einer anderen Kiste zulegen. Hier darf natürlich nicht vergessen werden, die Dokumente, wenn diese erledigt sind in die andere Kiste zu legen. Wichtig ist beim Digitalisieren die Rücksprache mit Deinem Steuerberater, damit dieser Deine Dokumente auch verarbeiten kann. Wie Du jetzt festgestellt hast, ist es gar nicht so schwer mit dem digitalen Büro in top farmplan zu beginnen. Hier findest Du eine Anleitung, wie Du starten kannst.
Nun kannst Du dich in top farmplan einloggen und mit dem Programm beginnen. Wie genau du mit der Ordnerstruktur arbeitest findest du in folgenden Artikel.
19. Juni 2018
