Revisionssicherheit und der Traum vom papierarmen Büro. Du möchtest die Papierflut in Deinem Büro endlich beseitigen? Du hast die Nase voll ständig nach Dokumenten zu suchen? Dein Büro ist voll mit Papier, das Du nicht mehr brauchst, aber aufbewahren musst? Wir haben jetzt einen Lösungsvorschlag für Dich.
Was heißt „Revisionssicher“ überhaupt? Wörtlich bedeutet „Revisionssicher“, vor einer Änderung geschützt, also „Manipulationssicher“. Hauptsächlich wird der Begriff beim Speichern von Dokumenten im digitalen Format verwendet. In einem vorherigen Beitrag, dem „Ersetzendes Scannen – Vernichten von Dokumenten nach dem Scannen“ sind wir auf die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD eingegangen. Das ist die rechtliche Grundlage für die elektronische Datenablage und die Revisionssicherheit und besagt, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen im Original, unverlierbar, unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und maschinell auswertbar gespeichert werden müssen.
Gehen wir auf die einzelnen Punkte ein.
Prüfungszertifikat von top farmplan
Im Original bedeutet, dass die Ursprungsdatei erhalten bleiben muss. Bekommst Du eine Rechnung, zum Beispiel per Mail als PDF-Datei, dann ist diese Datei das Original. Druckst Du diese aus und löscht die E-Mail und die elektronische Datei, dann hast Du das Original Dokument vernichtet.
Unverlierbar und unveränderbar heißt, dass die Dokumente nicht auf eine mysteriöse Weise verloren gehen. Damit ist der Weg bis ins Archiv und auch im Archiv selbst gemeint. Auch dürfen die Dokumente von keiner Person geändert werden können.
Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar beinhaltet mehrere Punkte. Erstens sollten Dokumente unverzüglich gespeichert werden und am besten mit einer Indexierung auffindbar sein. Weiter sollte der Zugriff, im Fall einer Betriebsprüfung, jederzeit möglich sein. Zweitens müssen die Änderungen, die das Dokument erfährt (Speicherort usw.), nachvollziehbar protokolliert und die verschiedenen Versionen reproduzierbar sein.
Unter dem Punkt maschinell auswertbar, ist nichts weiter gemeint, als dass die Dokumente gelesen werden können. D.h. für Dokumente, die Du auf dem PC speicherst, benötigst Du das Programm zum Öffnen der Dokumente (Acrobat Reader, Word, Excel usw.)
Sie ist ein weiterer unabdingbarer Baustein, der zum ersetzenden Scannen und zur rechtskonformen Archivierung gehört. In der Verfahrensdokumentation müssen alle Archivierungsvorgänge in dem Betrieb festgehalten werden. Genauer beschreibt sie den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der eingescannten Dokumente. Dazu gehören auch die eingesetzte Hardware und die durchführenden Personen. Bei top farmplan haben wir für Dich einen Assistenten eingebaut, der Dich durch Verfahrensdokumentation leitet.
Dazu klickst Du auf Menü → Einstellungen und anschließend auf Aktenschrank. Dort befindet sich der Menüpunkt „GoBD konforme Verfahrensdokumentation“. Klickst Du nun auf den Punkt „bearbeiten“, öffnet sich ein Assistent. Dort klickst Du auf „jetzt Starten“. Du wirst nun Schritt für Schritt durch die Verfahrensdokumentation geleitet. Anschließend kannst Du die erstellte Verfahrensdokumentation abspeichern. Hast Du einen weiteren Betrieb, so kannst Du nun eine weitere Verfahrensdokumentation starten. Diese wird von der vorherigen übernommen, sodass Du nicht jedes Mal von vorne beginnen musst. In der neuen Dokumentation kannst Du nun alles anpassen, was in Deinem zweiten Betrieb anders ist. Das geht natürlich auch für mehrere Betriebe. Sollten sich die zuständigen Personen oder andere Änderungen ergeben, ist eine Neuanpassung der Verfahrensdokumentation zwingend nötig.
Welche Dokumente musst Du denn überhaupt revisionssicher aufbewahren? Dazu gibt es den Artikel „Aufbewahrungspflichten in der Landwirtschaft“ in unserem Blog. Die Dokumente, bei denen eine Aufbewahrungspflicht besteht, solltest Du auch in einem Archiv-Ordner aufbewahren. Die beste Auskunft kann Dir aber in diesem Fall Dein Steuerberater geben. Die Aufbewahrungspflichten in der Landwirtschaft gehen von 2 bis 10 Jahren. In top farmplan kannst Du die Archivdauer selber festlegen. Im Aktenschrank kannst Du Dir z.B. eigene Unterordner als Archivordner erstellen oder Du nimmst direkt den Hauptordner. Aber Achtung: Alle Dokumente, die sich in einem Archivordner befinden, lassen sich erst nach Ablauf der Frist löschen.
Um einen Archivordner zu erstellen, klickst Du mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder wählst das Stiftsymbol neben dem Ordnernamen aus. Dort findest Du den Unterpunkt „Zum Archivordner machen“. Klickst Du darauf, öffnet sich ein neues Fenster. Dort kannst Du die Archivierungsdauer, den 
Beginn Deines Wirtschaftsjahres und die Anzahl der Dokumente, die sich in dem Ordner befinden, einstellen. Letzteres ist nochmal die Sicherheitsabfrage, da die Dokumente hinterher nicht mehr zu löschen sind. Die Archivierungsdauer ist von 1 bis 50 Jahre auswählbar. Für das Wirtschaftsjahr lassen sich die Monate von Januar bis Dezember auswählen, wobei in der Landwirtschaft der Juli ausschlaggebend ist.
Hast Du den Ordner erstellt, kannst Du mit der Archivierung loslegen. Hast Du doch einmal festgestellt, dass sich Daten in Deinem Archivordner befinden, die dort nicht hingehören, kannst Du die Dokumente nur noch in Ordner verschieben, die die gleiche Archivdauer haben. Also solltest Du vorher genau überprüfen, ob das Dokument auch wirklich in den Ordner gehört.
Die Archivordner werden in Deiner WebDAV Verbindung nicht angezeigt. Das dient der Revisionssicherheit, da im WebDAV die Dokumente wiederum gelöscht werden könnten. Solltest Du eine Synchronisation eingestellt haben, musst Du das berücksichtigen. Um über Dein Netzlaufwerk dennoch auf die Daten zugreifen zu können, wende Dich doch bitte an den Service unter 02501 801 4484, wir helfen Dir gerne weiter.
Für den Scanassistenten besteht die Möglichkeit auch in einen Archivordner zu scannen. Du wirst bei der Auswahl eines solchen Ordners darauf hingewiesen und musst es aktiv bestätigen. Sobald Du den Assistenten wieder schließt, geht auch Deine Zustimmung verloren. Somit musst Du bei jedem Start vom Scanassistenten Deine Berechtigung erneut erteilen und kannst nicht versehentlich in einen Archivordner scannen.
Jetzt bist Du über die Revisionssicherheit und Verfahrensdokumentation bestens informiert. Bei Fragen oder Anregungen freuen wir uns auf Deinen Anruf 02501 801 4484.
29. Oktober 2019
