Fehler in Rechnungen können teuer werden – sowohl für den Empfänger als auch den Aussteller. Worauf Betriebsprüfer achten, und wie Sie eine fehlerhafte Rechnung korrigieren.
Autor: Bernhard Billermann, wetreu Alfred Haupt KG Münster, erschienen in top agrar
Geht auch für Sie künftig kein Weg mehr an der Regelbesteuerung vorbei? Dann müssen Sie zwar die Umsatzsteuer aus Ihren Erlösen an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug erstattet Ihnen die Behörde aber die Vorsteuer aus Ihren Ausgaben.
Wie ein Blanko-Scheck dient dabei die Rechnung, mit der Sie Ihre Ansprüche geltend machen können. Entsprechend teuer sind Fehler, denn dann kann Ihnen das Finanzamt die Vorsteuererstattung verweigern. Im schlimmsten Fall erkennt das Finanzamt die Rechnung nicht einmal für den Betriebsausgabenabzug an.
Auch derjenige, der eine Rechnung ausstellt, wird vom Finanzamt zur Kasse gebeten, wenn sich Fehler eingeschlichen haben. Zu hoch ausgewiesene Beträge müssen Sie an den Fiskus abgeben. Und wenn Sie zu wenig angesetzt haben, schulden Sie dem Fiskus die richtige Steuer, haben jedoch zu wenig vom Geschäftspartner erhalten.
Worauf Betriebsprüfer Wert legen, was in einer Rechnung enthalten sein muss und wie Sie Abrechnungen korrigieren können, haben wir für Sie zusammengetragen.
Z E I T P U N K T
Spätestens sechs Monate nach dem Verkauf bzw. einer Dienstleistung müssen Sie Ihrem Geschäftspartner eine Rechnung schicken. Bei steuerfreien Leistungen wie Miet- oder Pachteinnahmen sind Sie von dieser Pflicht befreit. Auch bei Geschäften mit Privatpersonen müssen Sie nicht zwangsläufig eine Abrechnung erstellen, es sei denn es handelt sich um eine Werklieferung. Dann geht kein Weg an einer Rechnung vorbei.
Das ist immer dann der Fall, wenn Sie nicht nur Ware liefern, sondern diese auch vor Ort verarbeiten. Beispiel: Sie liefern einem Hobbylandwirt nicht nur Gerste, Sojaschrot und -öl, sondern vermahlen die drei Komponenten auch noch vor Ort zu einem Mischfutter. Oder Sie säen für Ihren Nachbarn nicht nur Gerste, sondern bringen auch das Saatgut mit.
Halten Sie sich nicht an die Sechs-Monats-Frist, droht Ihnen eine Strafe von bis zu 5.000 €. Ihre Ansprüche gegenüber Ihrem Geschäftspartner sind damit aber nicht verjährt. Sie können das Geld bis zu drei Jahre später noch einfordern. Danach verjährt Ihr Anspruch allerdings für immer.
Wichtig: Wenn Sie einen Nettoumsatz von 600.000 €/Jahr und mehr erzielen, sind für Sie die sechs Monate nur ein theoretischer Wert. Denn dann gilt für Sie zwangsläufig die sogenannte Sollversteuerung, d. h.: Sie schulden dem Finanzamt zu dem Zeitpunkt die Umsatzsteuer, an dem Sie die Leistung erbracht haben. Dazu müssen Sie einmal pro Quartal Ihre Umsätze und die Umsatzsteuer für die zurückliegenden drei Monate beim Finanzamt mitteilen. Von diesem Betrag dürfen Sie Ihre Vorsteuer abziehen.
Die Differenz überweisen Sie anschließend an die Behörde. Als Nachweis dafür benötigen Sie die dazugehörigen Rechnungen. Daher haben Sie in diesem Fall keine sechs Monate lang Zeit, um eine Rechnung zu erstellen. Betriebe mit weniger als 600.000 € Umsatz (netto) können zur Ist-Besteuerung wechseln. Dann wird die Umsatzsteuer erst dann fällig, wenn Sie das Geld erhalten haben.
Rechnungen müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren. (Bildquelle: Höner)
F O R M
Ob auf Papier, per Fax oder elektronisch – eine Rechnung dürfen Sie auf unterschiedlichste Weise versenden. Aber immer wenn Sie vom Fax oder dem Brief abweichen, benötigen Sie für den elektronischen Versand eine Einwilligung des Kunden. Weniger flexibel sind Sie, was den Inhalt betrifft. Diese Angaben sind vorgeschrieben:
Wenn im Lieferschein bereits einige notwendige Angaben enthalten sind, dann brauchen Sie diese nicht zwangsläufig in der Rechnung wiederholen. In diesem Fall muss der Empfänger aber auch beide Dokumente aufbewahren (Lieferschein und Rechnung). Sie dürfen mit Buchstaben, Kürzeln oder Zahlen arbeiten. Aber Sie müssen diese erläutern – in der Rechnung selbst oder anderen Unterlagen, wie dem Rahmenvertrag für eine Lieferung.
K L E I N S T B E T R Ä G E
Wenn Sie Beträge von bis zu 250 € brutto abrechnen, können Sie eine abgespeckte Version erstellen und müssen lediglich:
G U T S C H R I F T E N
Sie können auch mit einer Gutschrift abrechnen. Dafür gelten die gleichen Vorgaben wie für eine Rechnung. Sie müssen aber nicht nur Ihre Steuernummer, sondern auch die des Leistungsempfängers angeben. Außerdem müssen Sie das Wort Gutschrift erwähnen.
F E H L E R
Fehler passieren und deshalb dürfen Sie eine Rechnung bzw. Gutschrift korrigieren. Grundsätzlich darf das aber nur der Leistungserbringer. Dafür haben Sie drei Jahre lang Zeit. Verwenden Sie bei einer Korrektur die Begriffe „Korrektur-Rechnung“ und „Korrektur-Gutschrift“ und beziehen Sie sich auf den Ursprungsbeleg.
I N N E N U M S Ä T Z E
Wenn Sie zwei oder mehr Unternehmen in ihrem Namen bewirtschaften, dürfen Sie für Lieferungen untereinander keine Umsatzsteuer in den Rechnungen ausweisen. Beispiel: Sie haben für Ihre Biogasanlage einen Gewerbebetrieb gegründet und Ihr landwirtschaftlicher Betrieb liefert der Anlage Mais. In diesem Fall gilt die Lieferung als Innenumsatz und unterliegt nicht der Umsatzsteuer. Wenn allerdings ein anderer Unternehmer wie z. B. Ihre Frau, Ihr Vater, Ihre Kinder oder eine GbR die Anlage betreibt, müssen Sie die Lieferung fremdüblich abrechnen und eine Rechnung ausstellen. Die Lieferungen bei umsatzsteuerlichen Organschaften zwischen Ihnen und Ihrer GmbH oder GmbH & Co. KG unterliegen ebenfalls nicht der Umsatzsteuer.
G E F Ä L L I G K E I T S R E C H N U N G
Wenn Sie Angehörigen oder auch fremden Dritten Waren oder Dienstleistungen für deutlich weniger berechnen, als sonst üblich, kann sich das rächen. Dann darf Ihnen das Finanzamt die Umsatzsteuer anhand einer sogenannten Mindestbemessungsgrundlage berechnen und den fehlenden Betrag einfordern. Und Ihr Angehöriger hat keinen Anspruch auf einen Vorsteuerabzug, da ihm keine „ordentliche“ Rechnung vorliegt. Tipp: Korrigieren Sie die aus Sicht der Finanzverwaltung zu niedrige Rechnung im Nachgang.
D O K U M E N T A T I O N
Bewahren Sie die von Ihnen ausgestellten bzw. erhaltenen Rechnungen im Original zehn Jahre lang auf. Die Zehn-Jahres-Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn Sie im August 2022 eine Rechnung ausstellen, endet die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2032.
Eine Rechnung, die Sie elektronisch erhalten, müssen Sie auch elektronisch speichern – inklusive Anhang, wenn die eigentliche Rechnung im Anhang enthalten ist. Es reicht nicht aus, wenn Sie die E-Mail ausdrucken und dann löschen. Wenn Angaben zur Lieferung bzw. Dienstleistung in der E-Mail enthalten sind und nicht in der Rechnung, müssen Sie beides elektronisch speichern bzw. aufbewahren. Sie dürfen hingegen Rechnungen einscannen, sollten aber das Original sicherheitshalber aufbewahren. Der Scan muss genauso aussehen wie die ursprüngliche Rechnung.
S T E U E R S C H U L D N E R
Die Steuer ans Finanzamt zahlt grundsätzlich immer der Leistungserbringer, also derjenige, der die Rechnung ausstellt. Wenn Sie allerdings die Dienste eines ausländischen Unternehmens in Anspruch nehmen oder Grundstücke verkaufen, kann sich dies umkehren. Dann ist der Leistungsempfänger dafür verantwortlich. In solchen Fällen enthält die Rechnung nur das Nettoentgelt und einen Hinweis, dass der Leistungsempfänger Steuerschuldner nach „§ 13b UStG“ ist. Das gilt im Übrigen auch für Pauschalierer.
Mit der digitalen Buchführung gehören ausdrucken und abheften der Vergangenheit an. Dennoch erstellen nicht wenige Landwirte nach wie vor ihre Rechnungen in Word oder Excel. Das kann eine Lösung sein. Sie laufen aber Gefahr, in die GOBD-Falle zu tappen.
Die vier Buchstaben stehen für: Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Und danach müssen Sie Buchungen und Aufzeichnungen so erstellen, dass Sie Rechnungen im Nachhinein nicht verändern können. Word- oder Excel-Rechnungen sind daher vor allem eines: nicht rechtssicher.
TIPP: Wie Sie rechtssicher Rechnungen schreiben erfahren Sie in unserer Anleitung: „Einfach Rechnungen schreiben mit top farmplan„
4. April 2022
