Nicht nur wir sind begeistert vom Konzept eines digitalen Agrarbüros, das alle wichtigen Funktionen unter einem Dach vereint. Auch Freelancer wie Julia Schumann unterstützen Landwirte dabei, sich mit dem Programm vertraut zu machen. Das Besondere an Julias Arbeit? Sie besucht die Landwirte direkt vor Ort und begleitet sie bei den ersten Schritten. Eine großartige Gelegenheit, sich hier einmal vorzustellen:
Hallo,
mein Name ist Julia Schumann, ich bin 31 Jahre alt, die jüngste von 3 Geschwistern und seit März 2021 selbstständig und unterstütze Landwirte deutschlandweit bei der Organisation und Digitalisierung ihres Agrar-Büros.
Für alle, die mir auf Instagram folgen, bin ich auch unter dem Namen Ordnung zum Strahlen bekannt. 😊 @ordnungzumstrahlen
Falls du bei der Digitalisierung deines Agrar-Büros nicht weißt, wo du starten sollst, bist du bei mir auf jeden Fall an der richtigen Stelle. Ich unterstütze dich vom Papierchaos bis zu digitalen Ablagestruktur.
Wir starten bei deinen Papierakten: Erstmal wir kategorisieren deine Dokumente, damit du einen Überblick bekommst, wie viel du von welcher Dokumenten-Art besitzt. Kleiner Spoiler: Hier kommen meistens schon Dokumente zum Vorschein, von denen du gar nicht mehr wusstest, dass du diese besitzt und auch viele, die du vielleicht in doppelter oder dreifacher Ausführung vorliegen hast und die entsorgt werden können.
Dann geht es weiter mit dem schwersten Teil: Der Reduzierung. Denn hier geht es nicht darum das Lieblingsteil zu finden, sondern um Zweckmäßigkeit. Das heißt hier orientieren wir uns an den Aufbewahrungsfristen deiner Dokumente. Übrigens gibt es auch Dokumente, die gar keine Aufbewahrungsfrist haben und die du sofort entsorgen kannst, wie z.B. Willkommensbriefe von der Volksbank, Jubiläumsbriefe und Info-Schreiben zu einem Einkommensteuerbescheid.
Zum Schluss strukturieren wir die reduzierte Menge deiner Dokumente in den vorhandenen Aktenordner und bereiten diese für die Digitalisierung vor. Das heißt wir projizieren die Struktur der analogen Ordner auf die digitalen Ordner und erstellen eine passende Ordnerstruktur, damit die eingescannten Dokumente einen festen Ablageort haben.
Weiter geht es mit der Auswahl eines passenden Scanners, der eine OCR-Erkennung, also eine Volltextsuche haben sollte und der Überlegung welches Buchhaltungsprogramm am besten zu deinem Betrieb passt.
Da ab 2025 der Empfang und die GoBD-konforme Archivierung der E-Rechnung Pflicht ist, ist es wichtig, dass du dich für ein Buchhaltungsprogramm entscheidest, was diese Funktion beinhaltet.
Last but not Least kümmern wir uns um die abschließenden Routinen im Agrar-Büro. Das heißt wir schauen uns den neuen Workflow deiner Eingangsbelege an, aber auch mit welchen Maßnahmen, du es schaffst langfristig eine nachhaltige Ordnung in deinem Büro zu schaffen.
Ich habe mittlerweile bei einigen Landwirten top farmplan eingerichtet und die meisten sind nach der 30-tägigen Testphase direkt in die Bezahlvariante übergegangen, weil sie das Programm langfristig nutzen möchten. top farmplan ist sehr modern, intuitiv und vielseitig und auch mir macht es immer wieder Spaß den Landwirten die Funktionen näher zu bringen. Vielleicht gehörst auch du bald dazu. Ich freue mich von dir zu hören.
Julia
Lerne unsere Beratungspartner kennen und lass Dich bei den ersten Schritten in die Digitalisierung unterstützen. Es ist völlig normal, auf Anfangsschwierigkeiten zu stoßen – schließlich liegt der Fokus in der Landwirtschaft naturgemäß auf dem Hof und nicht vor dem Bildschirm.
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1. Oktober 2024
