Die dunkle Jahreszeit und das aktuelle „Schietwetter“ sind prädestiniert um die möglicherweise in der intensiveren Jahreszeit aufgelaufenen Papierberge im Büro zu sortieren bzw. abzulegen. Sicherlich werden hierbei auch die gesammelten Zettel verflucht.
Schön ist es doch, dass viele Landhändler nun mit Kundenportalen oder dem elektronischen Rechnungsversand Lösungen anbieten. Dann fliegen die Zettel nicht mehr im Büro herum und sollte doch mal ein bisher in Papier vorliegender Beleg verloren gehen, so kann dieser einfach erneut ausgedruckt werden. Dies klingt auf den ersten Blick sehr verlockend. Auch für den Rechnungssteller ergeben sich durch elektronische Rechnungen Vorteile. Es entstehen keine Porto- und Papierkosten. Die Rechnungen sind schneller beim Empfänger, welcher somit auch schneller bezahlen kann. Zudem reduzieren sich auch für den Landhändler die Nachfragen, ob ein Beleg noch einmal zugesandt werden kann.
Auf Grundlage der für die Aussteller erkennbaren Vorteile werden aktuell lt. verschiedener Studien schon fast die Hälfte aller Rechnungen in digitalen Formaten versandt. Ein Vorteil für beide Parteien können sogenannte ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) sein. Hierbei werden dem elektronischen Rechnungsdokument weitere Informationen mitgegeben, die im Rahmen der Buchführung eingelesen werden können und somit eine automatisierte Erfassung im Rahmen der Buchhaltung ermöglichen.
Auch bei der elektronischen Rechnung sind rechtliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Wie bereits im Blog-Beitrag zum Thema Revisionssichere Ablage ausgeführt, sind elektronische Belege im Originalformat aufzubewahren. Die Auffassung der Finanzverwaltung hat das Bundesministerium mit einem 44 seitigen Schreiben mit Datum vom 29.11.2019 erneut aufgeführt. In dem Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ausgeführt, dass elektronische Eingangs- und Ausgangsbelege im Originalformat aufbewahrt werden müssen. Das Originalformat einer elektronischen Rechnung ist das PDF-Dokument. Ein Ausdruck dieses PDF-Dokuments reicht nicht zur ordnungsgemäßen Ablage und führt zu einem Verstoß gegen die Grundsätze der GoBD.
Nun besteht vielfach der Irrglaube, dass es kein Problem für das eigene Unternehmen ist, da die Rechnungen im E-Mailpostfach, im Kundenportal oder im eigenen Ablagesystem gespeichert werden. Doch auch hierzu hat die Finanzverwaltung eine andere Auffassung. Es wird zwar ausgeführt, dass die Papier- und digitalen Belege geordnet aufbewahrt werden müssen, ein genaues Ordnungssystem ist hierbei jedoch nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit die Belege prüfen kann. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
Für eine ordnungsgemäße Ablage ist es somit notwendig, dass einmal in den Prozess eingeführte Belege nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.
Als Lösung hierfür sind sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS), wie es top farmplan nach der GoBD-Zertifizierung anbietet, notwendig. Ein weiterer Vorteil dieser Systeme ist, dass hiermit auch eine Sicherung über den 10-jährigen Aufbewahrungszeitraum gewährleistet werden kann, welches bei einem Rechnungsportal für Kunden durchaus hinterfragt werden sollte. Durch technische Lösungen können z.B. die Rechnungsdaten diverser Kundenportale mit dem DMS automatisiert abgeglichen werden.
Aktuell müssen Sie rechtlich noch zustimmen, damit Ihnen Ihr Lieferant eine elektronische Rechnung zusenden darf. In vielen Fällen wird dies jedoch bereits für eine Geschäftsbeziehung vorausgesetzt oder ansonsten ein Zusatzentgelt für eine Papierrechnung veranschlagt. Zudem kann die Zustimmung durch Begleichung der Rechnung auch stillschweigend erfolgen. Zukünftig wird es somit sicher schwieriger sich diesem Prozess zu entziehen.
Elektronische Rechnungen nehmen im täglichen Abrechnungsprozess zu. Grundsätzlich müssen Sie diesem Versand zustimmen. In der Praxis können Sie sich hiergegen jedoch nicht immer verschließen. Eine elektronische Rechnung ausdrucken und abheften widerspricht den Grundsätzen der GoBD und die Ablage muss schnellstmöglich durch ein revisionssicheres DMS gesichert werden. Ansonsten kann es in der nächsten Steuerprüfung zu unliebsamen Überraschungen führen. Im Zweifelsfall sprechen Sie hierzu Ihren Steuerberater an.
Abschließend sei noch erwähnt, dass eine zentrale digitale Belegablage beim späteren Suchen auch erhebliche Vorteile hat. Nutzen Sie hierzu ein paar ruhige Minuten zum Jahresbeginn, um es auszuprobieren.
Mit freundlichen Grüßen,
Jasper Reiter,
wetreu LBB Betriebs- und Steuerberatungsgesellschaft KG
16. Januar 2020
