Mit top farmplan kannst Du Deine Belege direkt an DATEV Unternehmen online übermitteln. So wird die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater noch einfacher. Die Übermittlung erfolgt über den Datev-Belegbilderservice, welche den Datentransfer zu DATEV Unternehmen online übernimmt. Es spart nicht nur Zeit bei der Übermittlung der Daten, sondern auch bei der Kommunikation mit dem Steuerberater.
Solltest Du noch kein DATEV Unternehmen online nutzen, sprich gerne Deinen Steuerberater an. Dieser wird Dir garantiert weiterhelfen. Er wird Dich dann auch für DATEV Unternehmen online anmelden sowie für den DATEV-Datenservice freischalten. Danach erhältst Du von DATEV einen Brief und eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Und schon kannst Du mit der Einrichtung des Belegbilderservice beginnen.
Wie genau Du das einrichtest und wie Du Deine Belege aus top farmplan in DATEV Unternehmen Online überträgst, findest Du in unserer Anleitung:
Als Erstes lädst Du Dir die DATEV-App „DATEV Smart Login“ herunter. Diese ist für Android und iOS verfügbar. In dem erhaltenen Brief scannst Du mit der App den QR-Code. Anschließend gibst Du den Code den Du per E-Mail erhalten hast in Dein Smartphone ein. Nun vergibst Du noch eine Pin mit der Du Dich später in DATEV SmartLogin anmelden musst. Nun ist Dein DATEV SmartLogin konfiguriert.
Du kannst Dich zwischen zwei Formaten entscheiden. Hast Du Dich für eine Smartcard entschieden, dann musst Du diese mit Deinem PC verbinden. Die Smartcard wird dann von Deinem Computer erkannt und Du kannst Deine Zugangsdaten eingeben. Sobald Du dies erledigt hast, kannst Du auch schon loslegen. Ein Anleitungsvideo findest Du hier: DATEV Smartcard
Für Nutzer des Browsers Mozilla Firefox und der Smartcard. Das Kryptographie-Modul muss bei dem Browser noch geladen werden. Ansonsten funktioniert die Anmeldung mit der Smartcard nicht. Wir erklären Dir wie Du vorgehen musst:
Lege Dir passende Ordner an
Lege Dir anschließend einen Ordner Rechnungen in Deinem top farmplan Aktenschrank an. In dem Ordner Rechnungen fügst Du nun vier weitere Unterordner hinzu. Am besten benennst Du die wie folgt: Eingang, Ausgang, Kassenbuch, Sonstiges. Du kannst aber auch Deine eigene Benennung wählen.
Füge die Schnittstelle hinzu
Dann stellst Du die Verbindung zwischen top farmplan und DATEV Unternehmen online her. Dafür klicke oben in der Mitte auf „Belege übertragen“ und anschließend auf „Funktion hinzufügen“. Als Nächstes wählst Du bei Belegbilderservice „Kostenlos hinzufügen“ aus.
Starte den Belegbilderservice
Klicke jetzt erneut auf „Belege übertragen“ und wähle dann „Belegbilderservice“ aus. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du auf „Anmelden“ klickst. Danach öffnet sich ein weiteres Fenster und Du wählst aus, auf welche Weise Du Dich mit dem DATEV-Datenservice verbinden möchtest. Wähle „DATEV SmartLogin“ aus und setze den Haken bei „Immer mit DATEV SmartLogin anmelden“. Dann klickst Du auf „Weiter“.
Melde Dich mit SmartLogin an
Jetzt ist ein QR-Code auf dem Bildschirm zu sehen. Nachdem Du Deine Pin in DATEV SmartLogin auf dem Handy eingegeben hast, kannst Du den QR-Code mit dieser App scannen. Erteile dann noch die Berechtigung, damit die Verbindung von top farmplan zu DATEV immer erlaubt wird. Dabei setze den Haken bei „Zukünftig ohne Rückfrage automatisch zustimmen“ setzen und auf „Ich stimme zu“ klicken.
Verknüpfe Deine Ordner
Um die Datenübertragung zu ermöglichen ist es notwendig die bei Zweitens eingerichteten Ordner mit DATEV zu verbinden. Hierfür klickst Du auf „Jetzt einrichten“. In dem folgenden Dialog wählst Du die Ordner aus, welche Du vorher eingerichtet hast. Durch klicken auf den Stift, kannst Du die Ordner aus dem Aktenschrank auswählen. „Rechnungseingang“ fügst Du den Ordner „Eingang“ zu.
Die restlichen Ordner verknüpfst Du nach dem gleichen Prinzip. Wenn Du fertig bist, klicke auf „Speichern“.
Übertrage Deine Belege
Die Einrichtung ist nun abgeschlossen und Du kannst die Belege in DATEV Unternehmen online übertragen.
Dafür klickst Du auf „Belege übertragen“ und dann auf Belegbilderservice. In dem sich öffnenden Fenster siehst Du die Anzahl der zu übertragenden Dokumente in den jeweiligen Ordner. Durch klicken auf „Synchronisieren“ übermittelst Du die Daten an DATEV Unternehmen online. Wenn die Belege übertragen sind, klicke auf „Zurück“.
So siehst Du, welche Belege schon übertragen wurden
Wenn Du oben auf „Verzeichnis aktualisieren“ klickst, siehst Du, dass die Belege, welche bereits übertragen worden sind, mit einem grünen Haken markiert worden sind. Dokumente, die Du neu in den Ordner eingefügt hast und noch nicht an DATEV Unternehmen Online übermittelt worden sind, haben noch keinen grünen Haken.
Wenn Du das nächste Mal Belege zu DATEV Unternehmen online überträgst, werden nur neue Dokumente berücksichtigt, die noch keinen grünen Haken haben und somit noch nicht übertragen wurden. Sollten sich in einem Deiner Ordner seit der letzten Übertragung noch keine neuen Belege befinden, wird dies mit der Zahl „null“ neben dem Ordner angezeigt.
Nach der ersten Einrichtung musst Du in Zukunft nur noch die App auf dem Handy öffnen und die Pin eingeben. Anschließend klickst Du im Computer auf „Belege übertragen“ und dann auf „Belegbilderservice“. Du klickst auf „Anmelden“ und scannst Du den QR-Code mit der App ein und schon kannst Du mit der Übertragung beginnen. Solange Du Deinen Browser nicht schließt, musst Du Dich auch nicht neu mit SmartLogin anmelden.
Solltest Du weitere Mandanten einrichten wollen, weist Du den Mandanten die entsprechenden Ordner zu. Dies kannst Du wie folgt machen: Klicke auf „Belege übertragen“ dann wählst Du Belegbilderservice aus und meldest Dich an. In dem sich öffnenden Dialog klickst Du oben rechts auf das Zahnrad und wählst den weiteren Mandanten aus. Nun wiederholst Du die Zuweisung der Ordner. Wichtig hierbei ist, dass die Ordner keine Unterordner enthalten und Du die Rechnungen Deiner jeweiligen Betriebe in verschiedenen Ordnern ablegst. Am besten richtest Du Dir für jeden Betrieb eine eigene Ordnerstruktur ein.
Für Steuerberater gibt es Unterstützung von DATEV. Mit dem Concierge-Service hast Du die Möglichkeit einen kostenfreien festen Telefontermin für die Einrichtung des Belegbilderservice zu reservieren. Dazu wählst Du einen passenden Termin aus dem Kalender aus und reservierst Dir diesen. Auch für die Zukunft bekommst Du immer die richtige Unterstützung. Bei Änderungen, Problemen oder Fragen, kannst Du den Concierge-Service in Anspruch nehmen. Durch einen Klick auf den Link „DATEV Concierge-Service“ gelangst Du zum Kalender.
25. Oktober 2018
