Auch wenn ein neuer Prozess oder die Arbeit mit einer neuen Software vielleicht objektiv Vorteile bietet, fällt man trotzdem leicht wieder in alte Gewohnheiten und Arbeitsabläufe zurück.
Wir haben deswegen einige Nutzer von top farmplan in einer Umfrage gefragt, was waren die wichtigsten Faktoren waren, die ihnen geholfen oder sie motiviert haben, bisherige Prozesse und Arbeitsweisen zu ändern und zu digitalisieren.
Technologie entwickelt sich rasend schnell. Zu leicht kann es passieren, dass man den Anschluss verliert. Zudem sind digitale Prozesse auch immer mehr verbreitet. In vielen Ortschaften gibt es zum Beispiel gar keine Bankfiliale mehr – Online-Banking ist Pflicht.
Wer zu lange zögert, wird immer mehr Probleme haben, mit der Digitalisierung klarzukommen. Also am besten so schnell wie möglich den ersten Schritt gehen und sich für die Zukunft wappnen! So geht man mit der Zeit und wird nicht irgendwann von der Entwicklung abgehängt.
Dem Steuerberater die fehlende Rechnung zukommen lassen, den Familienkalender pflegen oder dem Sohn die Schlagdokumentation übertragen – all das ist viel einfacher, wenn es digital gemacht wird. Papier kann immer nur an einer Stelle sein – auf digitalem Wege kann aber jeder auf die gleichen Daten zugreifen.
So bekommt der Steuerberater den passenden Beleg mit einem Mausklick, das Original kann aber im eigenen Aktenordner verbleiben. Während der Fahrer schon vom Schlepper aus die Ernte einträgt, kann der Betriebsleiter am PC direkt die erfassten Erträge sehen.
Zwischen diversen Ordnern, Ablagestapeln, Notizbüchern und Zetteln den Überblick zu behalten, ist nicht einfach. Ordnung zu halten – eine echte Mammutaufgabe. Das rächt sich zum Beispiel durch Verpassen von wichtigen Fristen oder wenn man bei unangekündigten Prüfungen versucht, die richtigen Belege wiederzufinden.
Wer das Leid ist, dem hilft nach Einschätzung der top farmplan Nutzer die Digitalisierung des Büros.
Papier ist etwas zum Anfassen. Papier begleitet die Menschheit seit tausenden von Jahren. Papier ist vertraut. Das suggeriert Sicherheit. Auch die Datenhaltung auf der Festplatte des heimischen PCs wird häufig als sehr sicher empfunden, denn ich habe noch eine ungefähre Vorstellung davon, wo die Daten gespeichert sind. Die Cloud ist etwas Abstraktes. Die Cloud ist irgendwo und nirgends. Warum sollte man ausgerechnet in diesem diffusen Niemandsland seine wichtigsten Betriebsdaten ablegen?
Ganz einfach: Professionelle Cloudanbieter tun eigentlich den ganzen Tag nichts anderes, als sich um Datensicherheit zu kümmern und ihre Systeme zu schützen. Wer kann das schon von sich selbst behaupten? Wer macht regelmäßige Backups, kennt sich perfekt mit Hackerangriffen aus und kann mit Sicherheit sagen, dass er im eigenen Büro sicherheitstechnisch auf dem neuesten Stand ist? Fakt ist: Der bestmögliche Datenschutz ist eine Speicherung der Daten zu Hause UND in einer Cloud. 9% der Umfrageteilnehmer schätzen an der Digitalisierung deswegen vor allem den Schutz vor Datenverlust.
Möchtest Du auch Dein Büro digitalisieren? Dann probiere unverbindlich top farmplan aus!
Obwohl es einem beim Einstieg noch nicht so vorkommen mag, mit der Digitalisierung des Büros und der Prozesse lässt sich viel Zeit sparen. Viele digitale Prozesse haben sich auch schon so etabliert, dass man kaum noch weiß, wie viel Zeit man im Vergleich zu früher spart. Eine Überweisung am PC dauert wenige Minuten, man muss nicht mehr zur Bank fahren und den Überweisungsträger einwerfen.
Dank der E-Mail sind die Zeiten vorbei, wo man Briefe schreiben und zur Post bringen musste. So lassen sich wichtige Informationen in sekundenschnelle verschicken. Und was sich dadurch auch für Porto sparen lässt! Ständig entstehen weitere neue Apps und Programme, die herkömmliche Prozesse schneller machen. Für 11% der Befragten ist aufgrund dieser Vorteile die Zeitersparnis durch Digitalisierung der wichtigste Motivationsfaktor.
Zugegeben, nicht jedes Programm macht einen Prozess wirklich einfacher. Es gibt viel komplizierte Software auf dem Markt, die alles kann aber keiner versteht. Da lohnt es sich, auszusieben! Wirklich gut gestaltete Programme, bei denen viel Wert auf die Bedienerfreundlichkeit gelegt wurde, machen Prozesse aber deutlich einfacher. Zum Beispiel gab es auf Papier viele Formulare, deren Ausfüllprozess ein Alptraum war.
Man erinnere sich nur mal an die Steuererklärung. Zwar macht diese auch am PC keinen Spaß – digital ist sie dennoch viel einfacher geworden. Interaktive Tipps, vorausgefüllte Felder oder automatische Vervollständigung sind eben nur digital möglich und machen das Leben deutlich einfacher.
Nach dem PC ist das Smartphone wohl die wichtigste Innovation.
Der leistungsstarke Minicomputer passt mittlerweile in die Hosentasche und kann viel mehr als die besten Rechner noch vor einigen Jahren. Das hat den riesigen Vorteil, dass man sein Büro praktisch immer dabei hat. Mails lassen sich schon direkt von unterwegs abarbeiten, Schlagdokumentation macht man jetzt schon auf dem Acker, HIT-Meldungen im Stall.
18% der Umfrageteilnehmer sehen hier den größten Vorteil, denn wer die Dokumentation sofort erledigt, vergisst weniger und macht weniger Fehler. So sieht man der nächsten Prüfung entspannt entgegen und ist immer gut vorbereitet.
Papierstapel, überquellende Ablagekörbe und endlose Ordnerreihen – so sieht das Grauen im Büro aus. Wer wünscht sich nicht einen leeren und aufgeräumten Schreibtisch und ein klares, einfach strukturiertes Ablagesystem?
23% der befragten Nutzer schätzen ihr digitales Büro, weil sie weniger Zettelwirtschaft haben. Das erreicht man zum Beispiel dadurch, dass man seine wichtigsten Kontakte darum bittet, nur noch digitale Belege zu schicken, selbst so viel wie möglich aufs Drucken verzichtet und seine Dokumente konsequent digitalisiert.
Für 24% der Befragten besteht der größte Vorteil der Digitalisierung in der ortsunabhängigen Verfügbarkeit von Informationen. Ob vom Stall oder vom Acker aus, vom Urlaub oder von der Couch aus, man kann mit dem Handy von überall auf seine Dokumente und betriebsrelevanten Daten zugreifen. Dadurch werden viele zeitraubende Gänge ins Büro überflüssig.
Wann kann die Versicherung noch gekündigt werden? Bis wann läuft noch der Pachtvertrag? Wie viel Dünger habe ich dieses Jahr schon ausgebracht? Wenn man die passende Software nutzt, die auch eine entsprechende App oder mobile Webseite anbietet und seine Daten dort konsequent eingetragen hat, kann man sich all diese Frage sofort mit dem Handy beantworten und muss nicht erst im Büro das passende Dokument oder die entsprechende Aufzeichnung suchen.
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„Suchet, so werdet ihr finden„.
Dieses Zitat hat schon ein paar Jahrhunderte auf dem Buckel, ist heute aber aktuell wie nie. Wir sind alle ständig auf der Suche nach den unterschiedlichsten Informationen. Ideal ist es, wenn man diese durch die Eingabe weniger Suchwörter sofort findet – weniger gut ist es, wenn sich die wichtige Information in irgendeinem Ordner befindet und ganz schlecht ist es, wenn diese auch noch falsch abgeheftet wurde. Dann kann zum Beispiel die Suche nach einer wichtigen Rechnung auch mal Stunden kosten.
Wer seine Belege konsequent einscannt und in einem digitalen Ablagesystem wie top farmplan speichert, das über eine integrierte Texterkennung verfügt, findet jeden Beleg in wenigen Sekunden. Der Suchfunktion reicht die Eingabe eines einzigen Stichworts – das kann zum Beispiel eine einzelne Bestellposition, ein Rechnungsbetrag oder ein Lieferant sein, schon spuckt sie das richtige Dokument aus. Wer nicht mal mehr das weiß, kann sich auch einfach alle Belege eines bestimmten Zeitraums, Ordners oder Schlagwortes anzeigen lassen. Auf dem analogen Weg bleibt irgendwann nur das Durchblättern aller Ordner, bis der Beleg gefunden ist. Aber wehe dem, der aus Versehen das richtige Dokument übersehen hat! Der darf dann wieder von vorne anfangen. Für über 30% der Befragten ist deswegen – und damit auf Platz 1 unserer Umfrage – der wichtigste Motivationsfaktor des digitalen Büros, dass sie Dokumente schneller finden!
Fazit: Jeder hat wohl ganz unterschiedliche und eigene Auslöser, warum er Prozesse oder sein Büro digitalisiert. Manchmal sind sie ganz pragmatisch, manchmal ungewöhnlich. Die Vorteile liegen aber auf jeden Fall auf der Hand. Also los – worauf wartest Du noch?
12. August 2019
