Archivordner anlegen #
Um einen Archivordner zu erstellen, klickst Du mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder wählst das Stiftsymbol neben dem Ordnernamen aus. Dort findest Du den Unterpunkt „Zum Archivordner machen“.
Klickst Du darauf, öffnet sich ein neues Fenster. Dort kannst Du die Archivierungsdauer, den Beginn Deines Wirtschaftsjahres und die Anzahl der Dokumente, die sich in dem Ordner befinden, einstellen. Letzteres ist nochmal die Sicherheitsabfrage, da die Dokumente hinterher nicht mehr zu löschen sind.
Die Archivierungsdauer ist von 1 bis 50 Jahre auswählbar. Für das Wirtschaftsjahr lassen sich die Monate von Januar bis Dezember auswählen, wobei in der Landwirtschaft der Juli ausschlaggebend ist. Hast Du den Ordner erstellt, kannst Du mit der Archivierung loslegen.
Hast Du doch einmal festgestellt, dass sich Daten in Deinem Archivordner befinden, die dort nicht hingehören, kannst Du die Dokumente nur noch in Ordner verschieben, die die gleiche Archivdauer haben. Also solltest Du vorher genau überprüfen, ob das Dokument auch wirklich in den Ordner gehört.