Ein Ratgeber für Einsteiger und Fortgeschrittene
Du beschäftigst Dich mit dem digitalen Agrarbüro, hast Dir aber noch keinen richtigen Start überlegt oder weißt nicht, wie Du anfangen sollst? Wir haben für Dich den idealen Ratgeber für den Einstieg und eine Menge Tipps für Fortgeschrittene. Wir zeigen Möglichkeiten auf, wie Du Deinen Arbeitsalltag vereinfachst und durch effizientere Prozesse Zeit sparst.
Inhalt:
Die aktuellen Themen wie digitales Agrarbüro, Digitalisierung und Agrar 4.0 wirken auf den ersten Blick kompliziert und abschreckend. Sich selbst in die Thematik einzuarbeiten raubt viel Zeit und erfordert viel Fachwissen. Aus diesem Grund gibt es inzwischen einige Fort- und Weiterbildungen, die Dich auf dem Weg zu Deinem digitalen Agrarbüro unterstützen.
Landwirtschaftskammern, Ortsverbände und einige weitere Zusammenschlüsse bieten speziell auf die Agrarbranche zugeschnittene Weiterbildungen an. Bist Du interessiert, dann halte die Augen offen nach den Bezeichnungen:
Trotz unterschiedlicher Bezeichnung sind die Grundinhalte meist ähnlich. Mögliche Themen sind:
Wenn Du Dir nicht sicher bist, ob die Weiterbildung auch wirklich auf digitale Themen eingeht, frage nach, mit welchen Programmen gearbeitet wird. Im Idealfall wird anhand moderner Lösungen und Cloud-Systemen wie top farmplan gelehrt. Alternativ kannst Du auch fragen, ob Prozesse wie Digitales Dokumentenmanagement, Datenverarbeitung, Digitale Dokumentation und Digitale Workflows mit dem Steuerberater thematisiert werden.
Tipp: Außerdem lohnt es sich, auch die Angebote der DEULA im Auge zu behalten. Die DEULA arbeitet zunehmend an Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Digitalisierung und auch speziell für das Agrarbüro.
Auch ohne eine offizielle und an mehrere Termine gebundene Weiterbildung, kannst Du Dich in puncto Agrarbüro fortbilden.
Das digitale Agrarbüro ist ein Thema, das viele Landwirte und landwirtschaftlich Interessierte beschäftigt. Der Anbietermarkt wird immer voller, die Programme immer komplexer. Für einen ständigen Wissensaustausch haben sich viele regionale und überregionale Interessengemeinschaften und Arbeitskreise gebildet. Ist Dir in Deiner Nähe keine Interessengemeinschaft bekannt, kannst Du die folgenden Anlaufstellen kontaktieren:
Wer sein Agrarbüro auf Vordermann bringen möchte, der sollte auch direkt in die richtige Ausrüstung investieren. Veraltete Geräte mögen zwar noch funktionieren, weisen aber nicht selten Sicherheitslücken auf und verlangsamen die Arbeit.
Viele stehen vor der Frage, ob ein PC oder ein Laptop für die Büroarbeit angeschafft werden soll.
Im Allgemeinen lässt sich sagen, dass das Preis- / Leistungsverhältnis bei PCs günstiger ist. Für weniger Geld kann oft die gleiche oder sogar eine bessere technische Leistung eingekauft werden. Der Haken an der Sache: Ein PC wird fest in Deinem Büro aufgebaut. Einen Laptop kannst Du ganz einfach mit ins Wohnzimmer, in den Stall oder in die Küche nehmen. Möchtest Du flexibel arbeiten, solltest Du also das Geld für ein gutes Notebook in die Hand nehmen.
Du möchtest auch aufs digitale Büro umsteigen?
Kein Problem: Teste top farmplan kostenlos und absolut unverbindlich:
Hast Du Dich für einen Laptop entschieden, musst Du keinesfalls auf Maus, Tastatur und einen großen Bildschirm verzichten. Für die meisten Laptops gibt es eine sogenannte Docking-Station. Darüber lassen sich dann etwaige Hardware-Komponenten anschließen und nutzen. Es gibt Universal-Dockingstationen mit einem USB-C Anschluss. Diese kannst Du an Deinem Laptop verwenden. Möchtest Du eine „feste“ Dockingstation, muss diese vom selben Hersteller wie Dein Notebook kommen. Andernfalls werden die Anschlüsse nicht passen.
Gerade bei der Arbeit mit Programmen wie Excel und Word kann ein zweiter Bildschirm eine enorme Erleichterung sein. Fakt ist, mit zwei Bildschirmen arbeitest Du deutlich effizienter. In einigen Arbeitsprozessen wird eine kleine Umgewöhnungszeit nötig sein, aber das ist normal.
Hast Du Dich für einen PC entschieden, solltest Du bei Möglichkeit zwei Mal den gleichen Bildschirm kaufen. Verwendest du beispielsweise einen relativ alten und einen neuen Bildschirm, kann das bei viel Büroarbeit zu Kopfschmerzen und Augenproblemen führen. Für die Augen sind die unterschiedlichen Auflösungen und Farben der Bildschirme eine zusätzliche Belastung.
Dasselbe gilt natürlich auch bei einem Laptop. Du solltest aber nicht vergessen, dass der Laptop ebenfalls ein Bildschirm ist. Fehlt Dir das nötige Geld für den Kauf zweier Bildschirme, kannst Du den Laptop alternativ etwas höherstellen, um zumindest die Augen und den Nacken durch eine ausgeglichene Blickhöhe zu entlasten.
Achte beim Kauf auch auf die Größe der Bildschirme. Kleiner als 24 Zoll sollten diese nicht sein. Das garantiert eine Ordentliche Arbeitsgröße. Du kannst Deinen Bildschirm mit deinem Schreibtisch vergleichen. Ist auf dem Schreibtisch kein Platz mehr für ein Blatt Papier, dann lässt sich damit auch nicht gut arbeiten.
Für die regelmäßige Büroarbeit mit einem Scanner solltest Du Dir einen Dokumentenscanner anschaffen. Mit einem Dokumentenscanner lassen sich mehrseitige Dokumente über einen Einzug 
scannen. Das spart viel Zeit! Einen Leitfaden zum Thema So findest Du den richtigen Scanner haben wir bereits für Dich verfasst.
Obwohl der Drucker durch die Digitalisierung von Dokumenten immer weniger Bedeutung im Arbeitsalltag findet, ist er in einem Agrar-Büro nicht wegzudenken. Betriebsprüfung, Kontrollen und Rechnungen sind nur einige Beispiele. Häufig reicht ein Standarddrucker aus. Wer Scanner, Drucker und Kopierer in einem nutzen möchte, der kann auf ein Multifunktionsgerät zurückgreifen.
Einige Geräte haben wir hier für Dich herausgesucht:
Ein Handy ist längst kein Gerät mehr, mit dem man nur telefonieren kann. Mit den richtigen Apps kann ein Smartphone ein wahrer Helfer im Agrarbüro sein. Achte beim Kauf darauf, dass das Handy eine gute Kamera und mindestens einen Steckplatz für eine zusätzliche Speicherkarte hat.
Kleiner Tipp: Es lohnt sich oft auch bei den weniger bekannten Herstellern wie Huawei, Xiaomi und Honor zu schauen. Das Preis- / Leistungsverhältnis ist hier oftmals deutlich besser.
Der Großteil der heutigen Smartphones wird diesen Anforderungen schon zu günstigen Preisen gerecht. Mit top farmplan kannst Du beispielsweise Dokumente und Belege direkt vom Hof oder aus dem Stall scannen und in eine Cloud hochladen. Das gilt auch für eine zusätzlich integrierte HIT-Meldung und eine Ackerschlagkartei. Dank eines Smartphones sind viele Bürogänge somit hinfällig.
In dem Beitrag Outdoor-Smartphone, Dein Begleiter für den bäuerlichen Alltag haben wir unsere Erfahrungen mit dem mobilen Büro einfließen lassen und geben Dir Tipps zur Kaufentscheidung.
Damit Dir die Büroarbeit leichter fällt, kannst Du Deine Arbeitsatmosphäre mit wenigen Kniffen verbessern. Wir zeigen Dir, worauf es ankommt:
Kleiner Tipp: Wegwerfen tut im ersten Moment weh, macht den Kopf aber frei! Vor allem alte Zeitschriften und Werbeprospekte stapeln sich gerne.
Digitale Dokumente müssen Revisionssicher abgelegt werden. Das ist durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoBD, festgehalten. Es bedeutet das ein Dokument im Original, unverlierbar, unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und maschinell auswertbar, abgespeichert werden muss. Genaueres dazu findest Du in unserem Beitrag Revisionssicherheit – Was bedeutet das?.
Du möchtest auch aufs digitale Büro umsteigen?
Kein Problem: Teste top farmplan kostenlos und absolut unverbindlich:
In der Landwirtschaft gibt es viele unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Von 2 Jahren für Untersuchungsergebnissen, bis zu 30 Jahren für Lieferscheine und Analysen von Klärschlamm ist alles dabei. Die Dokumente müssen in diesem Zeitraum, im Falle einer Prüfung, schnell und einfach auffindbar sein. Die einzelnen Aufbewahrungsfristen kannst Du hier nachlesen, eine gute Dokumentation, mit Schlagworten für die schnelle Prüfungsvorbereitung kannst Du mit top farmplan erledigen.
Eine gute Ablageorganisation ist ausschlaggebend für ein organisiertes Büro und die Grundlage für ein digitales Dokumentenmanagement. Grundsätzlich empfiehlt sich ein Schreibtisch-Ablagesystem in Kisten. Wie genau das aussehen kann, haben wir hier in einem gesonderten Artikel bereits beschrieben.
Neben der täglichen Arbeit mit Office-Produkten wie Word und Excel, solltest Du Dich auch mit dem passenden Programm für die Verwaltung Deiner Dokumente auseinandersetzen. Ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) vereinfacht die Arbeit mit digitalen Dokumenten. Bei vielen Anbietern kannst Du so beispielsweise Dokumente mit zusätzlichen Daten versehen, um diese bei Bedarf möglichst schnell wiederzufinden.
Es gibt verschiedene Anbieter für ein DMS. Bei Offline-Lösungen hast Du den Nachteil, dass Du nicht von Unterwegs auf Deine Daten zugreifen kannst. Online-Lösungen, sogenannte Cloud-Speicher bieten Dir zusätzlich den Vorteil, dass Du von überall auf Deine Daten zugreifen kannst. Zudem sind Deine Daten in einem Rechenzentrum redundant gespeichert. Das bedeutet, dass Deine Daten auf mehreren Festplatten gleichzeitig gespeichert sind und somit vor Verlusten besser geschützt als zu Hause.
Wer heutzutage mit digitalen Hilfsmitteln seinen Büroalltag gestaltet, der sollte auch die IT-Sicherheit seiner Geräte nicht vernachlässigen. Dabei ist nicht nur der Schutz der eigenen Geräte durch Antivirenprogramme wichtig. Auch bei Ihren Software-Anbietern sollten Sie auf Sicherheitsstandards achten.
Standardmäßig ist bei Geräten, die das Betriebssystem Windows 10 installiert haben, der Windows-Defender installiert. In den meisten Fällen ist dieser auch ausreichend. Solltest Du Dich dazu entscheiden ein anderes Virenschutzprogramm zu nutzen, kannst Du auch dieses ruhigen Gewissens installieren. Aber aufgepasst: Installierst Du ein Antivirenprogramm zusätzlich zu dem Windows-Defender, kann es zu Problemen kommen. Achte daher darauf, dass nur ein Virenschutzprogramm aktiv ist und auch die aktuelle Version installiert wurde. Die meisten Programme updaten sich aber automatisch.
Ab und an kann es im Büroalltag vorkommen, dass die Windows-Firewall deaktiviert werden muss, damit bestimmte Programme funktionieren oder gar installiert werden können. Das sollte aber nur in äußersten Notfällen geschehen. Nicht selten schalten auch Software-Dienstleister die Firewall zu Testzwecken aus. Kontrolliere also stets, ob die Firewall noch aktiv ist.
Auch beim vermeintlich sicheren Arbeiten im Agrarbüro können Gefahren auftauchen. Arbeitest Du viel mit E-Mailanhängen, wie beispielsweise Rechnungen und Lieferscheinen, solltest Du besonders auf den E-Mail-Absender achten. Häufig werden Spam-E-Mails verschickt, die so aussehen, als seien sie von echten Personen. Einige dieser E-Mails enthalten auch E-Mail-Anhänge. Öffnest Du einen dieser Anhänge oder lädst ihn herunter, wird dein Gerät mit hoher Wahrscheinlichkeit von einem Virus befallen. Viele dieser Viren sind so gut entwickelt, dass sie die Virenschutzprogramme umgehen können.
Früher war diese Gefahr zwar wesentlich größer, aber einige Webseiten verfolgen noch immer betrügerische Absichten. Ob eine Webseite sicher ist, kannst Du an der Suchleiste in Deinem Browser erkennen. Neben der Suchleiste ist meist ein Schlosssymbol, das Auskunft über die Verschlüsselung und somit auch Sicherheit gibt. Vor allem bei Online-Kaufvorgängen solltest Du auf dieses Symbol achten. Bist du im Sinne Büroartikel online zu kaufen, achte außerdem auf die Echtheit des Shops. Billige Preise und eine ausschließliche Bezahlung per Vorkasse sind ein Indikator für einen Betrügershop. Sind weitere Zahlungsmittel zugelassen, aber das Schlosssymbol neben der Suchleiste zeigt eine unsichere Seite an, gehe lieber auf Nummer sicher und wähle einen anderen Shop aus.
Denn wenn Deine Zahlungsdaten nicht ausreichend verschlüsselt sind, können im Extremfall Dritte auf diese zugreifen.
Viele Software-Anbieter speichern Ihre Daten auf ausländischen Servern. Achte also bei deinen Anbietern für Bürosystem, Dokumentenmanagement, Ackerschlagkartei, Düngeplaner und Co. darauf, dass die Daten auf deutschen Servern liegen, die auch nach deutschen Zertifikaten geprüft werden. Mögliche Faktoren sind:
Für die Buchführung gibt es zusätzlich spezielle Softwarelösungen für Dein Agrarbüro. Diese sollte der entsprechen, die Dein Steuerberater benutzt. Du kannst die in top farmplan eingescannten Dokumente anschließend an die Programme weiterreichen. Für Datev-Unternehmen Online gibt es schon eine direkt Schnittstell in top farmplan. Für das Programm AssBeleg der NLB, Adnova+ von Landdata und Hannibal von Adison haben wir verschiedene Möglichkeiten die Daten zu übermitteln. Diese richten wir gerne mit Dir zusammen ein. Unter 02501 801 4484 oder eine E-Mail an service@topfarmplan.de kannst Du uns erreichen.
In diesen Programmen kannst du die laufenden Geschäftsvorfälle schnell und einfach erfassen und verwalten. Wenn Du Dir die Kontoauszüge Deiner Konten auch direkt als digitales Dokument abholst, dann kannst Du Deine Rechnungen direkt mit den Auszügen „zusammenheften“. Oft kannst Du auch direkt die Überweisung in dem Programm erledigen und für weitere Informationen zu Deinem Betrieb, lassen sich einzelne Auswertungen erstellen. Möchtest Du nicht selber Kontieren und Buchen, kannst Du auch digital mit Deinem Steuerberater zusammenarbeiten.
Kläre dazu einfach ab mit welchem Programm Dein Steuerberater arbeite und welche Voraussetzungen nötig sind um ihm die Belege digital zu übermitteln. Der einfachste Weg in top farmplan, ist die Freigabe eines Ordners. Dann kann der Steuerberater die Belege herunterladen und weiterverarbeiten. Möchte Dein Steuerberater das nicht, dann frag Ihn nach dem konkreten vorgehen und wir helfen Dir bei der passenden Lösung.
Du möchtest auch aufs digitale Büro umsteigen?
Kein Problem: Teste top farmplan kostenlos und absolut unverbindlich:
Du hast keine Lust mehr ständig die Dokumente für den Jahresabschluss oder eine Prüfung zu suchen? Stundenlang im Büro sitzen nervt, weil der Prüfer sich angekündigt hat? Du möchtest wissen was am Ende des Jahres unter dem Strich übriggeblieben ist und das auch für die einzelnen Betriebszweige? Dann haben wir jetzt genau das richtige für Dich.
Nur wer eine ordentliche Buchführung macht, hat einen genauen Überblick über die Zahlen in seinem Unternehmen. Von daher bleibt sie auch in der Landwirtschaft ein zentraler Teil einer qualifizierten Betriebsführung. Auch aus steuerlichen Gründen ist in vielen Betrieben die Buchführung Pflicht. Ordentlich geführte Bücher sorgen zusätzlich für eine gute Kreditwürdigkeit bei Banken und viel wichtiger noch für die Anträge auf Bezuschussung. Wir können weitere Punkte aufzählen, die für eine Ordentliche Arbeit im Büro sprechen. Nehmen wir jedoch den Jahresabschluss als stellvertretendes Beispiel. Am Jahresende muss ein Betrieb die Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Je sauberer das Jahr über alles Sortiert und geordnet abgelegt wurde, desto einfacher fällt Dir hinterher der Jahresabschluss. Eine digitale Ablage hilft Dir diesen Prozess einfach abzubilden. So kannst Du z. B. Rechnungen direkt mit dem Steuerberater oder dem Buchhalter teilen. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch schnelles Handeln im Fall von Unwägbarkeiten. Um so einen Prozess in den laufenden Betrieb zu integrieren, musst Du natürlich Deine Gewohnheiten ändern. Das fällt uns Menschen nicht einfach. Wie genau Du dabei vorgehen kannst haben wir in unserem Beitrag „Warum es so schwer fällt alte Gewohnheiten zu ändern“ für Dich zusammengetragen. Routine ist dabei das wichtigste. Nehmen wir als Beispielprozess die Ablage. Jeden Morgen kommt der Postbote und bringt die Post. Oft sind auch Rechnungen dabei. Diese Sortierst Du nach Deinem bisherigen Prozess. Anschließend geht es mit dem Paginierstempel weiter. Dieser stellt die Verknüpfung zwischen Digitalem und Analogem Dokument her, d. h. das digital eingetroffene Dokumente nicht mit dem Stempel versehen werden müssen. Diese sind ja schließlich das Original und müssen somit nicht „verknüpft“ werden. Anschließend musst Du die Dokumente einscannen. Nach dem einscannen gibt es verschiedene Ablagemöglichkeiten für das Analoge Originaldokument. Weiter geht es mit der digitalen Ablage. Verschlagworten, Kategorisieren und anschließend in den passenden Unterordner verschieben. Fertig!
Und für die unvorhergesehene Prüfung hast Du sogar alle Dokumente im Betrieb.
Mit top farmplan kannst Du mit „Tags“ bzw. Schlagworten Deine Dokumente in Kategorien einteilen. Damit fällt Dir eine gezielte Suche noch einfacher und das ganz Nebenbei. So kannst Du auch weitere Prüfungen in Ruhe das ganze Jahr über vorbereiten und bist nicht im Stress, wenn sich ein Prüfer ankündigt. Einfach für eine Prüfung jedes wichtige Dokument nach dem Einscannen mit einem individuellen „Tag“ versehen. Damit ist es möglich das Du innerhalb von Sekunden alles für Deine QS-Prüfung oder Stoffstrombilanz vorliegen hast. Die Dokumentation von Arzneimittel- und Impfstoffanwendungen können ganz nebenbei erledigt werden. Niemand kennt den Betrieb so wie Du. Durch ein akribisches vorbereiten können Kontrollen zur Nebensache werden.
Auch in der Ackerschlagkartei kannst Du die Kontrolle einfach vorbereiten. Du kannst Deine Schläge als PDF exportieren, indem du die Schläge für die Kontrolle in der Ackerschlagkartei auswählst. Anschließend kannst Du die Daten auswählen, die auf dem Dokument stehen sollen. Hast du die Datei erstellt, legst Du diese dem Prüfer vor und er hat alles übersichtlich dargestellt was auf Deinen Schlägen gemacht wurde.
Eine gute Möglichkeit sich noch tiefer in die Buchführung einzuarbeiten, bietet die Fachliteratur für Landwirte. Diese bietet noch mehr Vorteile. Du kannst immer nachschlagen, wenn Du Zeit und Lust dazu hast oder wenn Du bestimmte Fragestellungen noch einmal nachlesen möchtest. Du kannst Dir die Bücher auch als E-Book kaufen, dann kannst Du auch unterwegs immer wieder reinschauen. Einfach in top farmplan ablegen und von überall drauf Zugreifen.
Ein bekannter Titel ist „Buchführung in der Landwirtschaft“ von Franz Schmaunz. In diesem Buch werden anhand vielfältiger Praxisbeispiele, der manuellen und elektronischen Buchführung, Hilfestellung zur Gewinnermittlung und zum Verstehen des Jahresabschlusses gegeben.
Ein weiteres Buch „Erfolgreiche Unternehmensführung in der Landwirtschaft“ von Rainer Langosch hilft bei der Findung von Erfolgsfaktoren in der Führung eines Unternehmens. Analyse, Strategieentwicklung und Maßnahmenplanung stehen im Mittelpunkt zur Unternehmensführung.
Bei Fragen und Anregungen steht Dir das Team von top farmplan gerne zur Verfügung. Telefonisch unter +492501 801 4484 oder per E-Mail an service@topfarmplan.de.
24. Februar 2020
