Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist keine Rechnung auf Papier und auch nicht nur ein PDF.
Sie ist eine Datei, die so aufgebaut ist, dass Computer sie automatisch lesen und verarbeiten können – ohne dass ein Mensch sie abtippen muss.

➡️ Sie sieht für Dich vielleicht wie eine normale Rechnung aus, enthält im Hintergrund aber zusätzliche Daten für Maschinen.

Zwei häufige E-Rechnungsformate: #

📄 1. XRechnung (Standard für Behörden in Deutschland) #

• Pflicht für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Städte, Schulen, Ministerien).
• Besteht aus einer XML-Datei – sieht für Menschen wie „Geheimcode“ aus.
• Kein hübsches Layout – rein für den automatischen Datenaustausch gemacht.

➡️ Wird z. B. genutzt, wenn ein Unternehmen der Stadt eine Leistung in Rechnung stellt.

📄 2. ZUGFeRD (für Unternehmen – menschlich & maschinenlesbar) #

• Mischung aus:
  📸 visuellem PDF (für Menschen) + 🧠 XML-Datei (für Computer)
• ZUGFeRD = „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (klingt schlimmer als es ist)
• Ideal für kleine Firmen, da:
  • Du kannst es anschauen & ausdrucken
  • Der Computer kann es direkt ins Buchhaltungsprogramm einlesen

➡️ Beispiel: Ein Handwerker schickt Dir eine Rechnung als ZUGFeRD-PDF. Du kannst sie lesen – Dein Buchhaltungsprogramm kann sie automatisch verarbeiten.

Warum gibt’s das Ganze? #

• Weniger Tippfehler
• Schnellere Verarbeitung bei Empfängern
• Pflicht bei öffentlichen Stellen
• Bessere Archivierung & Suche