In der analogen Welt dauert die Suche eines Dokumentes schon einige Zeit. Gerade wenn spezifische Daten, wie z. B. ein Eurobetrag, gesucht wird. Da heißt es dann: Durch alle Ordner blättern. Ganz anders bei top farmplan. Mit der Volltextsuche lassen sich Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Warum das funktioniert haben wir in dem Beitrag „Was steckt hinter der OCR-Texterkennung in top farmplan“ erklärt. Wie Du mit der top farmplan Volltextsuche Dokumente findest und welchen Vorteil Du noch davon hast, kannst Du im folgenden Beitrag nachlesen.
Das Wort beschreibt den Suchvorgang, der es ermöglicht in einem Dokument den gesamten Text zu durchsuchen. Eingesetzt wird das verfahren z. B. auch bei Google. Die Suchmaschine durchforstet das Internet nach neuen und geänderten Websites und speichert diese in seinem Index. Bei top farmplan geschieht das ähnlich. Jedes neue Dokument wird mit der OCR-Texterkennung „lesbar“ gemacht. Das kannst Du Dir wie eine Folie vorstellen, die auf ein Bild gelegt wird. Der erkannte Text wird dabei in dem Dokument hinterlegt. Dieses ist dann, ebenso wie Deine Daten, verschlüsselt auf dem Server abgelegt. Und somit auch, wie alles andere, nicht für uns einsehbar.
Oft werden Dokumente gesucht, die benötigt werden. D. h. eine Prüfung steht an oder der Steuerberater sucht eine Buchung. In diesem Fall gehst Du in Dein Büro und suchst in Deinen Ordnern das Dokument. Mit etwas Glück findest Du das gewünschte Blatt innerhalb weniger Minuten. Oft dauert die Suche jedoch etwas, da nach bestimmten Beträgen gesucht werden muss. Z.B. ein Betrag von 3,84 € der auf einer Rechnung steht. Dann musst Du jeden Posten einzeln anschauen. Nicht so bei top farmplan. Dort kannst Du den Betrag einfach oben in der Suchzeile eingeben und dank der Volltexterkennung wird nicht nur nach den Dateinamen gesucht, sondern auch in Deinen Dokumenten. So kriegst Du innerhalb von Sekunden den Beleg mit der eingegebenen Summe angezeigt und kannst diesen auch direkt weiterleiten. Das spart enorm Zeit.
Anders als bei der klassischen Schlagwortsuche kommt es bei top farmplan nicht darauf an, den Suchbegriff in das passende Feld einzutragen. Wie bei einer Suchmaschine im Internet, kannst Du jeden Begriff einfach in das Suchfeld eintippen. Suchst Du z. B. einen Lieferschein von einer Futtermittellieferung, dann reicht es den Namen des Futtermittels einzugeben und schon werden Dir die passenden Dokumente angezeigt. Möchtest Du die Suche jetzt noch weiter eingrenzen, kannst Du bei der Suchleiste auf den Pfeil nach unten klicken. Es öffnet sich der Suchdialog, in dem Du das Datum begrenzen kannst, nach verschiedenen Dateitypen suchen kannst oder Schlagworte zu Deiner Suche hinzufügen kannst. Das geht übrigens nicht nur mit Dokumenten, die Du selber eingescannt hast, sondern auch mit denen die Du per E-Mail erhalten hast.
Kurz um, mit der Volltextsuche in top farmplan sparst Du jede Menge Zeit! Also trau Dich und wage die Digitalisierung.
7. Juni 2019
