Um mit top farmplan richtig effizient arbeiten zu können, kannst Du verschiedene Hilfsmittel benutzen. Diese erleichtern Dir die Arbeit in deinem digitalen Büro top farmplan. Hier findest Du einige Hilfsmittel.
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Der Scanner ist das Herzstück Deines digitalen Büros. Dieser dient Dir bei der Digitalisierung noch in Papierform eingegangener Dokumente. Welchen Scanner Du favorisierst bleibt Dir überlassen. Worauf Du dabei achten kannst, haben wir in unserem Leitfaden so findest Du den richtigen Scanner für Dich zusammengefasst.
Wir haben mal einen Scanner von Epson für Dich rausgesucht. Dieser kostet rund 200 € im Online-Shop und bietet alle benötigten Features. Wichtig ist die Auflösung und die Schnelligkeit beim Scannen. Nichts ist lästiger als beim Scannen auf die Dokumente zu warten und nachher festzustellen, dass das Dokument nicht lesbar ist.
Mit dem Paginierstempel nummerierst Du Deine Dokumente. Mit jedem stempeln wird die Nummer eins weiter gedreht. So schaffst Du eine Verbindung zwischen digitalem Dokument und Papieroriginal. Eine detaillierte Erklärung findest Du in unserer Anleitung zum Einsatz eines Paginierstempels.
Anbieter von Paginierstempeln gibt es viele – zu den bekanntesten und beliebtesten gehören die Modelle des Anbieters „Reiner“. Für ca. 40 € sind schon gute Modelle zu haben. Ggf. lohnt sich auch die Anschaffung mehrerer Stempel, zum Beispiel, wenn man unterschiedliche Betriebe getrennt haben möchte.
Du kannst in Deinem digitalen Büro die Dokumente einfach in einer Box ablegen. In solchen Ablageboxen kannst Du Deine Dokumente einfach immer obendrauf legen. Arbeitest du ebenfalls mit dem Paginierstempel, dann findest Du schnell das richtige Dokument ohne lange suchen zu müssen. Die Größe der Box sollte etwas größer ausfallen, als die Papiere, die Du verwendest. So ist garantiert, dass Du an alle Zettel herankommst. Wie Du genau mit dem Ablagesystem arbeitest, erklären wir dir in unserem Beitrag Mein ideales Ablagesystem.
Oft erhältst Du Dokumente, die geklammert sind. Mit dem Klammerentferner kannst Du die Klammern vor dem Scannen schnell lösen. Dieses oft unterschätzte Gadget fehlt häufig im Büro, sodass die Schere herhalten muss. Mit dem Klammerentferner geht es jedoch schneller und einfacher. Zudem werden die Fingernägel geschont. Das Werkzeug gibt es in unterschiedlichen Farben und manchmal auch Formen. Für welchen der tollen Helfer Du Dich entscheidest, bleibt Dir überlassen.
Wenn Du Dich doch für eine Ablage in Ordner entscheiden solltest, ist der Locher zwingend erforderlich. Eine Führungsschiene zum Einstellen der Blattgröße erleichtert Dir das Arbeiten. Wenn Du viele Dokumente auf einmal lochen möchtest, sollte Dein Locher dafür ausgelegt sein. Für starke Beanspruchung solltest Du auf eine gute Verarbeitung und auf haltbare Materialien wie Metall achten.
Die täglich vom Postboten gebrachten Dokumente müssen ordentlich abgelegt werden. Sobald das Dokument gelocht ist, ab in den Ordner damit. Ordner gibt es viele. In sämtlichen Farben und allen Preislagen. Arbeitest du mit dem Paginierstempel und heftest deine Dokumente nur der Reihe nach ab, reichen auch welche, wo das Etikett nicht wechselbar ist. Hier findest Du die passenden Ordner.
Wer nicht immer den Stift in die Hand nehmen möchte oder wessen Handschrift nicht leserlich ist, dem empfehlen wir so ein Etikettiergerät. Mit diesem Gerät sind Ordner oder Boxen schnell beschriftet. Es sieht nicht nur ordentlich aus, sondern kann auch überklebt werden. Doch nicht nur für Ordner oder Boxen lässt sich die technische Lösung einsetzen. Auch auf dem Betrieb lassen sich damit sämtliche Gegenstände beschriften. So gehört das Drücken des falschen Lichtschalters bald der Vergangenheit an. Wie immer gilt auch hier, es gibt viele Anbieter am Markt. Wir haben ein Beispiel für euch herausgesucht.
Ist die Aufbewahrungszeit abgelaufen, bleibt die Frage wohin mit dem Papier. Einfach in die Papiertonne ist bei Rechnungen und Kontoauszügen die letzte Wahl. Ein Aktenvernichter hilft Dir dabei, kleine Puzzle von Deinen Dokumenten zu erstellen. Je nach Sicherheitsstufe mit unterschiedlichem Schweregrad. Die Sicherheitsstufe gibt an, wie klein die Papiere geschreddert werden. Je nach Schneidwerk lassen sich auch andere Datenträger z. B. CD’s mit den Geräten zerkleinern. Wir haben uns mal ein Gerät für Dich herausgesucht.
6. März 2019
