Du hast deine Aktenberge vom Schreibtisch verbannt. Immer mehr Dokumente gehen in elektronischer Form bei Dir ein. Sehr gut! Doch was machst Du mit Rechnungen und Belegen, die noch per Post bei Dir eintreffen. Die in Papierform eingegangen Rechnungen und Belege werden eingescannt. Wie Du nach dem Scannen mit deinen Originalbelegen verfahren musst, haben wir für Dich nachgeschlagen.
Wer seine Dokumente einscannt hat in der Regel das Ziel vor Augen die Papierdokumente zu vernichten. Das ersetzende Scannen beschreibt dabei das digitale Erfassen von Papierbelegen, damit diese anschließend digital weiterbearbeitet werden können und Du zum Schluss die Papieroriginale vernichte darfst. Das hört sich erstmal spannend an. Ist aber in der Praxis nicht einfach umzusetzen und will gut überlegt sein!
Wenn Du die Originaldokumente zu einem späteren Zeitpunkt vernichten möchtest, ist ein besonderer rechtlicher Rahmen zu berücksichtigen. Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, regeln die Zulässigkeit. In der GoBD wird verdeutlicht, dass gewisse Anforderungen, wie z. B. die Unveränderbarkeit, die Richtigkeit und die Vollständigkeit eines Dokumentes gewährleistet sein müssen. Änderungen die nachträglich durchgeführt werden, müssen ersichtlich sein. Ebenfalls muss der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleiben. Auch die elektronischen Daten unterliegen den Aufbewahrungspflichten und -fristen. Wie lange Du welches Dokument vorzeigen musst, haben wir in unserem Beitrag „Aufbewahrungspflichten in der Landwirtschaft“ für Dich zusammengefasst. Wie Du lesen konntest, gehört einiges dazu, Dokumente so zu sichern das die Papieroriginale einfach in den Papierkorb wandern dürfen.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat eine technische Richtlinie für das ersetzende Scannen herausgebracht. Die TR RESISCAN 03138 regelt die technischen Anforderungen, jedoch nicht die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens. Die Richtlinie soll als Leitfaden dienen, wenn neben der Digitalisierung der Dokumente auch deren spätere Vernichtung angedacht ist. Die Richtlinie umzusetzen bedeutet für den Betriebsleiter jedoch einiges an Vorarbeit.
Um die beschriebenen Punkte zu gewährleisten, musst Du eine Verfahrensdokumentation anfertigen. In der GoBD wird die Verfahrensdokumentation folgendermaßen beschrieben:
„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“
Eine Musterverfahrensdokumentation findet sich auch auf der Webseite des BSI, genauso wie die technische Richtlinie. Festzuhalten bleibt, eine Vernichtung der Papierdokumente ohne vorherige Dokumentation ist unzulässig. Um weniger Arbeitsaufwand zu betreiben, kannst du deine Dokumente weiterhin aufbewahren. Dafür geht z. B. eine einfache Ablagestruktur in Kisten. Mehr dazu kannst Du in unserer Anleitung: „Mein ideales Ablagesystem: Kisten statt Ordner“ nachlesen.
28. Februar 2019
