Das mobile Agrarbüro

Erfahrungsbericht Stephan Annegarn

Seit einem halben Jahr arbeitet Stephan Annegarn mit dem digitalen Agrarbüro „top farmplan“. Ihm gefällt der mobile Zugriff und die Übersichtlichkeit. Zurzeit nutzt er hauptsächlich das Dokumentenmangement der Software.

 

Gegen Mittag fährt der Postbote auf den Hof Annegarn in der Loburg, einer Bauerschaft von Ostbevern im Kreis Warendorf.
Er hat Rechnungen der Raiffeisen für den Schweinemastbetrieb dabei. Früher hätte Elisabeth Annegarn sie nur sorgfältig in den passenden Leitz-Ordner abgeheftet. Heute scannt sie die Rechnungen sofort ein. Am Abend sitzt ihr Sohn Stephan in seiner Wohnung im Ortskern von Ostbevern. Er war den ganzen Tag außer Haus. Am Laptop öffnet der Hofnachfolger die von seiner Mutter eingescannte Rechnung und erfährt direkt, wie teuer die Pflanzenschutzmittellieferung ist. Der 27-Jährige führt gemeinsam mit seinem Vater Gregor den Betrieb mit Schweinemast, Ackerbau und Photovoltaik im Nebenerwerb. Seit einem halben Jahr nutzt er das digitale Agrarbüro „top farmplan“ und greift so mobil auf alle Dokumente des Betriebes zu.

Dokumente managen

Der mobile Zugriff auf Dokumente und Daten des Betriebes per Smartphone und über andere Computer ist für Stephan zurzeit Gold wert.
Der gelernte Landwirt hat sein Agrar-Studium kürzlich an der Uni Göttingen abgeschlossen. Hinzu kommt, dass er 2015 eine Agrarberatung gegründet hat. Der Westfale berät Landwirte im Münsterland und dem benachbarten Niedersachsen in Fragen zum Cross Compliance, QS und der Initiative Tierwohl. Außerdem unterstützt er sie in der Dokumentation und den Büroarbeiten. Da fallen viele Stunden unterwegs im Zug oder dem Auto an. Mittlerweile wohnt er mit seiner Freundin in einer eigenen Wohnung. So kann er auch von dort auf Daten und Dokumente zugreifen und für den Betrieb planen. „Ich bin gerade noch am Ausprobieren“, sagt er. Hauptsächlich nutzt der Praktiker zurzeit den digitalen Aktenschrank, das Dokumentenmanagement. Zwar hatte Stephan vorher schon einige Daten wie Schlachttabellen digital verwaltet, doch meist fehlte ihm die Struktur und die Vereinheitlichung in einem Programm.

Stephan hat sein digitales Archiv bei „top farmplan“ in drei Bereiche unterteilt: Ackerbau, Schweinemast und Photovoltaik. Diese sind mit weiteren Unterordnern versehen. So kommen Rechnungen für Pflanzenschutzmittel nicht mehr mit Reparaturrechnungen für die Photovoltaikanlage oder Schlachttabellen in Berührung. Durch die Suchfunktion innerhalb des Programmes kann er per Stichwort das gesuchte Dokument sofort auffinden. Wichtig ist dabei der Unterschied zwischen aufbewahrungspflichtigen und nicht aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Die Originale von Einladungen oder Rabattaktionen kann er getrost wegwerfen. Rechnungen, Verträge und betrieblichen Schriftverkehr heftet er aber weiterhin im Original ab. Den möglichen Austausch bestimmter Dokumente mit dem Steuerberater des Betriebes über das Programm nutzt er bisher noch nicht.

Offline-Modus wäre top

Stephan könnte die Dokumente auch mit dem Smartphone fotografieren und direkt über die „top farmplan“-App einfügen. „Das sind aber recht große Dateien“, sagt er. Daher scannt seine Mutter mit einem handelsüblichen 4-in-1- Kombi-Scanner Rechnungen und Dokumente ein. Die Scan-Software des stationären Scanners speichert die Dokumente zunächst im Eingangsordner auf dem Computer. Per Drag-and-Drop zieht seine Mutter sie in die passenden Ordner von „top farmplan“. Durch den Scan-Assistenten des Programms lässt sich dieser Zwischenschritt aber vermeiden. Den 27-Jährigen stört ein wenig, dass er die Dokumente nicht offline verwalten kann. „Top wäre, wenn ich das Programm offline nutzen könnte und es sich sofort synchronisiert, wenn ich wieder im Netz bin“, meint er. Eine direkte Übertragbarkeit von Whats-App-Dokumenten, zum Beispiel das Wiegeprotokoll seines Viehhändlers, in die „top farmplan“-App hat er sich gewünscht. Mittlerweile ist das möglich.

An die anderen Funktionen von „top farmplan“ traut Stephan sich bisher nur zaghaft. Als digitale Ackerschlagkartei nutzt er noch ein anderes Programm, könnte sich aber auf Dauer einen Wechsel vorstellen. Die HIT-Meldungen sind aktuell nur für Rinder verfügbar. „Für die Mastferkel wäre das auch interessant. Vor allem gleich mobil beim Verladen“, sagt er. Das soll laut der Entwickler bald möglich sein. Die E-Mail-Adresse und den digitalen Kalender hat der Münsterländer zwar eingerichtet, nutzt aber noch seinen gewohnten Outlook-Zugang. „Das muss sich einspielen. Ich muss schauen, inwiefern ich die anderen Programme weiternutze.“ Wenn alle Bausteine zu haben sind, hat der Hofnachfolger mit „top farmplan“ alles in einem System. Den Preis hält er für vertretbar. „Ich würde es meinen Kunden weiterempfehlen“,sagt der Agrarberater.