Ein digitales Agrarbüro bietet viele Vorteile wie Flexibilität, Effizienz und Kostenersparnis. Allerdings gibt es auch einige Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Von unstrukturierter Dokumentenablage bis hin zum überfüllten E-Mail-Postfach – wir haben die wichtigsten Fehler im digitalen Agrarbüro zusammengestellt und bieten Dir auch gleich die passenden Lösungen dafür an.
Veraltete oder schlecht funktionierende Hardware kann eine der größten Hürden auf dem Weg zu einem effizienten digitalen Büro sein und vor allem demotivieren und frustrieren.
Ein zweiter Monitor kann sehr hilfreich sein im digitalen Agrarbüro
Wer wartet schon gerne lange, bis der alte Scanner endlich einsatzbereit ist, und dann noch einmal wertvolle Minuten, bis die beiden Seiten endlich durchgezogen sind? Investiere also in moderne Geräte, es lohnt sich! Ein PC oder Laptop mit aktuellem Betriebssystem, ein zweiter Monitor, ein vernünftiger Scanner und ein aktuelles Smartphone erleichtern die Arbeit enorm.
Wenn Du Dir keine Gedanken über die Organisation Deiner digitalen Ablage machst, kann es irgendwann unübersichtlich werden. Wenn Du anfängst und nur wenige Dokumente digitalisiert hast, ist das noch kein Problem. Aber stell Dir vor, Du arbeitest fünf oder zehn Jahre mit diesem System. Dann stößt das Haufenprinzip irgendwann an seine Grenzen. Überlege Dir also, wie Du Deine Ablage strukturierst und wie Du die Dateien sinnvoll benennst. Auch wenn Dir die Volltextsuche natürlich viel Arbeit abnimmt – es kann trotzdem eine große Hilfe sein, wenn die Suchergebnisse eine sinnvolle Benennung haben. Hier findest Du eine Anleitung, wie Du Deine passende Ordnerstruktur findest
Ohne eine gute Selbstorganisation kann die Vielfalt der Aufgaben, die im landwirtschaftlichen Büro anfallen, schnell überfordern. Mittlerweile gibt es aber viele digitale Tools, die hier Abhilfe schaffen und bei der Selbstorganisation unterstützen: Erstelle digitale To-Do-Listen und priorisiere Deine Aufgaben nach Dringlichkeit, nutze einen Kalender und richte Erinnerungen ein, um organisiert zu bleiben und den Überblick zu behalten.
Mit der passenden App lassen sich Belege direkt vor Ort scannen
In der Regel ist es anfangs schwierig, sich an das regelmäßige Scannen zu gewöhnen. Aber ein fester Rhythmus hilft, Papierstapel zu vermeiden und immer die aktuellen Belege digital zur Hand zu haben. Am besten scannt man mindestens einmal pro Woche. Beachte aber auch: Scanne nicht einfach jedes Dokument ein. Überlege dir, welche Belege wirklich wichtig sind und digital gespeichert werden sollten. Dabei hilft es, sich an den digitalen Aufbewahrungsfristen zu orientieren.
Rechnungen auszustellen ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftslebens. Was viele aber nicht wissen: Rechnungen, die mit Excel oder Word geschrieben wurden und einfach auf der Festplatte gespeichert werden, sind nicht rechtskonform! Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Belege nicht mehr veränderbar sein dürfen. Nutze daher zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem für die rechtssichere Ablage oder ein passendes Rechnungsprogramm, das die Belege gleich unveränderbar speichert.
Mangelnde Sicherheit kann im schlimmsten Fall zu Datenverlust und Malware-Infektionen führen. Schütze Deinen PC und auch Dein Smartphone mit Antivirensoftware und verwende sichere Passwörter! Mache Dich auch damit vertraut, was Du als landwirtschaftlicher Betrieb beim Datenschutz beachten musst und wie Du mit sensiblen Daten umgehen solltest. Sorge außerdem für regelmäßige Backups Deiner Daten – im Idealfall sowohl auf einer weiteren Festplatte als auch in der Cloud.
Ein chaotischer Schreibtisch kann demotivieren
Frage Dich selbst: Bin ich gerne im Büro? Gefällt mir mein Arbeitsplatz? Denn ein unaufgeräumter Schreibtisch oder ein ungemütliches Büro können echte Effizienzkiller sein. Wer nicht gerne an seinem Schreibtisch sitzt, weil dort Papierberge und Chaos auf ihn warten, sollte dort anfangen: Sorge für einen aufgeräumten Arbeitsplatz mit ausreichender Beleuchtung, an dem Du Dich wohl fühlst. Auch ein guter Bürostuhl sollte vorhanden sein. Mehr dazu findest Du auch in unserem Artikel: 4 Tipps für stressfreies Arbeiten im Agrarbüro
Im digitalen Büro ändern sich die verfügbaren Technologien und Abläufe häufig. Versuche daher, Dich mit neuen Lösungen und Trends vertraut zu machen und schule auch Deine Mitarbeiter regelmäßig in den neuesten Technologien und Prozessen.
Oft hat man sein E-Mail-Postfach schon seit vielen Jahren. Und mit fortschreitender Digitalisierung werden Briefe immer mehr Durch digitale Post ersetzt. Wo man sich früher über eine neue Nachricht gefreut hat, kann es heute zu einer wahren Flut von E-Mails kommen. Ein voller Posteingang macht es schwer, sich zu organisieren und wichtige Informationen zu finden. Vermeide dieses Problem, indem Du E-Mails regelmäßig löschst oder in Unterordner ablegst – dank Nachrichtenregeln geht das sogar weitgehend automatisch! Hier findest Du einen ausführlichen Artikel, wie Du mehr Ordnung in Dein Postfach bekommst.
Nutze die Chancen, die Dir ein digitales Büro bietet
Solltest Du noch unsicher sein, ob Du auf ein digitales Agrarbüro wechseln möchtest, möchten wir Dich gerne dazu ermutigen. Papier und Porto sind ein Kostenblock, den viele Unternehmen in Zukunft nicht mehr tragen wollen. Die Digitalisierung wird sich also nicht mehr aufhalten lassen, schon allein deshalb, weil sie viele wirtschaftliche Vorteile bietet. Je länger Du selbst mit der Umstellung Deiner Büroprozesse wartest, desto schwieriger wird es, mit der rasanten technologischen Entwicklung Schritt zu halten. Gleichzeitig bietet Dir ein digitales Agrarbüro viele positive Effekte: Du sparst deutlich Zeit – zum Beispiel durch mobilen Zugriff und schnellere Recherche -, arbeitest effizienter und kannst gleichzeitig Kosten sparen. Fang also am besten gleich an, und wenn Du noch Fragen hast, zögere nicht, uns zu kontaktieren!
27. April 2023
