Welcher Dokumentenscanner passt zu mir?

Testbericht Dokumentenscanner: Papier zu PDF

Du bist auf der Suche nach einem geeigneten Dokumentenscanner, weißt aber nicht wie Du in dem riesigen Angebot den richtigen Scanner findest? Zusammen mit der Zeitschrift „profi“ haben wir acht verschiedene Dokumentenscanner einem ausführlichen Test unterzogen. Hier findest Du die Ergebnisse:

Notwendigkeit Dokumentenscanner

Immer mehr Betriebsleiter stellen ihre Büros auf digitale Dokumente um. Der erste Schritt ist, möglichst viel Schriftverkehr von vorneherein per E-Mail und PDF abzuwickeln. Trotzdem verbleibt ein nicht zu unterschätzender Anteil an Papierdokumenten, die verarbeitet werden wollen. Professionell und schnell geht das mit Dokumentenscannern. Die Geräte sind darauf ausgelegt, Vorder- und Rückseite in einem Durchgang zu scannen. Damit sind sie Flachbettscannern, die immer nur einzelne Seiten scannen, im Büroeinsatz überlegen. Wir haben uns acht Geräte aus drei Kategorien näher angesehen.

Scanner im Test

Diese klassische Vertreter unter den Dokumentenscannern haben wir getestet:

1. Canon imageFormula DR-C230
2. Kodak Alaris E1025
3. Epson DS-730N
4. plustek SmartOffice PN30U
5. Avision Sheetfeed Scanner AD345WN

Diese zwei kompakten Geräte im Test benötigen wenig Platz im Büro:

6. brother ADS-1700W
7. Canon imageFormular P215

Ein Flachbettscanner mit Dokumenteneinzug wurde ebenfalls getestet:

8. Epson DS-1630 ist ein Flachbettscanner mit Dokumenteneinzug.

Testbericht: Acht Dokumentenscanner im Vergleich

Hersteller Modell	Avision Sheetfeed Scanner AD345WN	brother ADS-1700W	Canon imageFormula DR-C230	Canon imageFormular P215	Epson DS-730N	Epson DS-1630	Kodak Alaris E1025	plustek SmartOffice PN30U
Auflösung	1200 dpi	600 dpi	600 dpi	600 dpi	600 dpi	1200 dpi	600 dpi	600 dpi
Kapazität Einzug	100	20	60	20	50	50	80	50
Abmessungen betriebsbereit	315 x 680 x 135 mm	297 x 200 x 204 mm	290 x 620 x 360 mm	245 x 285 x 153 mm	295 x 610 x 318 mm	320 x 260 x 120 mm	314 x 460 x 338 mm	257 x 230 x 470 mm
Messergebnisse
Farbe, 300 dpi, Sek. pro Seite	1,3 s	2,4 s	2,8 s	17 s	1,5 s	10,5 s	2,3 s	2 s
Farbe, 300 dpi, MB pro Seite	1,5 MB	2,2 MB	2,7 MB	3,2 MB	2,0 MB	1,7 MB	1,0 MB	3,1 MB
s-w. 300 dpi, Sek. pro Seite	1,1 s	2,3 s	2 s	6,4 s	1,5 s	10 s	2,3 s	2 s
s-w. 300 dpi, MB pro Seite	0,3 MB	1,3 MB	0,3 MB	0,4 MB	0,4 MB	0,3 MB	0,2 MB	0,5 MB
Software
Version	Button-Manager und AvScanX	brother Iprint&Scan	Canon Capture on Touch pro	Capture on Touch lite	Epson Scan 6.6.31/ DokumentCapture		Smart Touch	DocAction/Plustek Smart Office
Profile	ja (Tasten)	ja (Tasten)	ja (Tasten)	nein	ja	ja	ja	ja (Tasten)
OCR-Texterkennung	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja 2)
PDF/A	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja	ja
Barcode-Erkennung	ja	nein	ja	nein	ja	ja	ja	nein
automatische Trennung	ja	ja	ja	nein	ja	ja	ja	nein
Netzwerkscan	ja	ja	nein	nein	ja	ja	nein	ja
WebDAV-Scan	nein	nein	ja (nach Plug-in Installation)	nein	ja	ja	ja	nein
Bearbeiten der Datei (Stapel)	ja 1)	ja 2)	ja	ja	ja 2)	ja 2)	ja	nein
Noten
Qualität	++	+	++	++	+	++	++	+
Dateigröße	+	–	+	+	o	o	++	–
Lieferumfang	+	–	+	o	+	+	+	+
Software	+	+	++	+	+	+	+	–
Inbetriebnahme	– 2)	o 2)	+	++	+	+	+	+
Bedienung	++	o	+	+	+	o	o	o
Geschwindigkeit	++	o	o	–	+	–	o	+
Eintzug	++	o	+	o	+	–	+	+
Gesamtnote	++	o	++	o	+	o	+	o
Preis ca. (zzgl. MwSt., Stand 12/2021)	378 €	255 €	310 €	202 €	330 €	223 €	209 €	291 €

Benotung: ++ = sehr gut; += gut; o = durchschnittlich; – = unterdurchschnittlich; — = mangelhaft
1) mit Zusatzsoftware aus Lieferumfang; 2) kein USB-Kabel; 3) defekter Link zur Software

Sinnvolle Ausstattung: Welche Funktionen braucht der Scanner?

Auflösung
Für den sinnvollen Einsatz im Büro sollte ein Scanner eine Auflösung von 300 dpi (dots per inch bzw. Pixel pro Zoll) mitbringen. Mit 600 bis 1200 dpi erfüllen alle Testgeräte diese Anforderung.

Duplex-Scan
Bei allen lässt sich die tatsächliche Auflösung während des Scannens über die Software einstellen. Bis auf den Epson Flachbettscanner mit Dokumenteneinzug waren alle Geräte für den Duplex-Scan (doppelseitiges Scannen) ausgerüstet, hier bei werden in einem Durchgang Vorder- und Rückseite gescannt. Diese Ausstattung ist für ein flüssiges Arbeiten sehr wichtig. Das Flachbett-Gerät löst das Problem durch das Drehen des Dokuments im Einzug.

Fehlererkennung
Dokumentenscanner müssen mit gefalteten Briefen und gehefteten Dokumenten klarkommen. Auch nach dem Lösen der Tackernadeln oder bei gleicher Faltung des Papiers können zwei oder mehr Blätter gleichzeitig eingezogen werden. Ultraschall-Sensoren im Einzug können das erkennen. Stoppt der Scanvorgang, dann muss der Nutzer eingreifen. Auch diese Ausstattung sollten Sie zwingend wählen.

Kapazität & Sonderformate
Die Kapazität des Einzugs variiert bei unseren Testgeräten zwischen 20 Blatt bei Kompaktgeräten und 100 Blatt beim Avision-Scanner. Für den normalen Büroalltag reicht eine Kapazität von 50 bis 80 Blatt. Alle Geräte sind außerdem in der Lage, mit Plastikkarten (Ausweise etc.) und überlangen Dokumenten, wie z.B. Kassenbons, fertig zu werden.

Der Start: Auspacken und Loslegen?

Lieferumfang
Der Lieferumfang ist bei fast allen Scannern auf den schnellen Start mit dem Gerät ausgelegt. Netzteil bzw. Netzkabel, USB-Kabel und CD mit Treibern sind bei den großen Geräten dabei. Nur der kleine brother-Scanner kommt ohne USB-Anschlusskabel und hat wie das kompakte Canon-Gerät keine Treiber-CD im Lieferumfang. Einzig beim Flachbettscanner von Epson ist das Netzteil integriert. Bei allen anderen Modellen muss es zusätzlich zum Gerät auf oder unter dem Schreibtisch Platz finden.

Platzbedarf
Auf den ersten Blick benötigt der Flachbettscanner den meisten Platz. Im betriebsbereiten Zustand beansprucht allerdings Avision noch mehr Platz, dicht gefolgt von Canon und Epson. Grund dafür sind die ausladenden Zuführ- und Ausgabeablagen. Neben den Kompakt-Geräten fordert plustek den kleinsten Stellplatz. Wir empfehlen, den Platz im betriebsbereiten Zustand fest einzuplanen. Es sei denn, sie benötigen das Gerät wirklich selten und lagern es zwischendurch im Schrank. Da längst nicht mehr alle PCs oder Laptops über ein DVD-Laufwerk verfügen, stellen die Anbieter die Treiber auch auf ihren Webseiten bereit. Die Software findet sich dort schnell und war fast immer zügig installiert. Lediglich bei Avision funktionierte der Link für die aktuelle Version des Assistenzprogramms nicht. Wir gehen davon aus, dass der Hersteller das Problem behoben hat.

Erstinstallation
Nach dem Installieren der Treiber- und Assistenzsoftware waren fast alle Scanner einsatzbereit. Beim brother-Gerät musste man sich noch mit der WLAN-Einbindung auseinandersetzen. Wer im Thema fit ist, bekommt das schnell hin, und das Gerät merkt sich die Zugangsdaten. Beim nächsten Start geht es dann schneller. Auch ein Scannen auf das Handy ist mit dem Gerät über eine App von brother möglich.

Die Bedienung: Mit Tasten oder Scan-Profil?

Die Bedienung ist bei vielen Geräten sowohl über Funktionstasten als auch mit der mitgelieferten Software möglich. Besonders hilfreich sind Scan-Profile, die sich mit fast jedem Modell anlegen lassen. Im Programm legt man dazu die Rahmenbedingungen des Scans fest: Farbe oder schwarz-weiß, Auflösung, Dateiformat, Speicherort, Einzel oder Doppelseite etc.

Bis auf den kleinen Canon-Scanner können alle Geräte solche Profile anlegen. Bei Kodak, Plustek, Avision und dem großen CanonGerät lassen sich die Profile den Funktionstasten am Gerät zuweisen. So ist ein Scannen ohne Eingreifen am PC möglich, und der Scanner kann abseits platziert sein. Sehr übersichtlich zeigt sich das Avision-Gerät. Es stellt in einem Display die wesentlichen Einstellungen des aktuellen Profils dar. Sehr hilfreich ist es, wenn die gescannten Seiten zur Durchsicht und Bearbeitung in einer Miniaturansicht zur Verfügung stehen. Canon, Kodak, und Epson bieten diese Funktion in der Software an. Bei brother und Avision ist dafür ein zusätzliches Programm aus dem Lieferumfang nötig, dadurch wird es nicht einfacher.

Hilfreich für die weitere Verarbeitung ist die OCR-Texterkennung. Damit wird im Hintergrund des PDFs auch der komplette Text durchsuchbar abgelegt. Die Texterkennung ist ein zusätzlicher Schritt, der nach dem eigentlichen Scannen erfolgt. Sie können bei allen Scannern die Einstellungen so wählen, dass dies beim Anlegen der Datei automatisch mit erfolgt. Dann dauert der Gesamtvorgang allerdings länger

PDF — und dann?

Scannen gut und schön, aber wie geht es dann weiter? Das Ablegen digitaler Dokumente eröffnet neue Möglichkeiten und kann die Arbeit im Büro beschleunigen, wenn die Abläufe dazu passen. Hier haben wir einen passenden Blogbeitrag: Wie Du Deine Ablage digitalisierst – Die ultimative Anleitung – top farmplan. Ein gutes Beispiel ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Viele Kanzleien ermöglichen mittlerweile den digitalen Austausch per Mail oder Web- Portal. top farmplan ist auf die Abläufe im Agrarbüro spezialisiert, bietet sicheren Online-Speicherplatz mit umfangreichen Funktionen und Austauschmöglichkeiten mit dem Steuerberater.

Der Praxistest: Wie schnell geht es?

Wir haben die Scanner mit verschiedenen Einstellungen unter Praxisbedingungen getestet. Dabei standen jeweils ein Farb- und ein Schwarz-Weiß-Scan sowie verschiedene Sonderfälle auf dem Programm. Dazu gehörten zum Beispiel das Scannen eines doppelt gefalteten dreiseitigen Briefs und das Entfernen einer leeren vierten Seite.

Schnellster im Test war der Avision-Scanner. Er benötigt für das Erfassen einer Farb-Doppelseite im Schnitt 1,2 s. Auffällig langsam zeigt sich das Standardmodell von Canon, selbst der kompakte brother-Scanner ist schneller. Ebenfalls gemächlich geht es beim kleinen Canon-Gerät und Flachbettscanner von Epson zu. Sein Handycap ist der Drehvorgang für den Scan der Rückseite. Deshalb kann er auch beim Schwarz-Weiß-Scan nicht aufholen. Hier behauptet Avision seine Position und legt mit etwas mehr als 1 s pro Blatt sogar noch etwas drauf. Beide Geräte von Canon sind hier auch etwas schneller unterwegs. Ansonsten liegen die Werte der Geräte im Vergleich zum FarbScan gleichauf. Stellt man auf einseitigen Scan um, bringt das nur beim Avision- und kompakten Canon-Gerät einen kleinen und beim Flachbettscanner von Epson einen großen Vorteil.

Problem-Papier und Qualität

Drei ineinander gefaltete Blätter aus einem Standardbrief sind eine Herausforderung für die automatischen Dokumenteneinzüge — mit der fast alle Testkandidaten gut fertig wurden. Lediglich beim Flachbettscanner kam es zu gelegentlichen Staus im Einzug. Systembedingt sind sie bei diesem Gerät etwas umständlicher zu entfernen. Mit dem Entfernen leerer Seiten, was eher eine Sache der Scan-Software ist, hatten die Geräte im Test kaum Probleme. Wir konnten die Voreinstellungen immer so anpassen, dass leere Testseiten erkannt wurden.

Alle Geräte lieferten bei 300 dpi gut lesbare Texte. In der Farb-Einstellung werden auch die Bilder ausreichend scharf abgebildet. Die Dateigrößen variieren allerdings stark zwischen 1,5 bis 3,2 MB pro Seite beim FarbScan und 0,3 bis 1,3 MB pro Seite in der Schwarz-Weiß-Einstellung. Spitzenreiter ist mit geringer Dateigröße jeweils der Kodak-Scanner. Außer bei der Auflösung (durchgängig 300 dpi) haben wir dabei mit den vorgeschlagenen Einstellungen der jeweiligen Software gearbeitet. Hier kann durch Detaileinstellungen noch Optimierungspotenzial liegen, z.B. durch eine höhere Komprimierung.

Multifunktionsgerät als Dokumentenscanner

Möchtest Du nicht auf ein Multifunktionsgerät verzichten oder benötigst Du sowieso einen neuen Drucker? Dann könnte auch ein Mehrzweckgerät eine Möglichkeit sein. Die einfachen Geräte haben jedoch den Nachteil das der Scanner meist sehr langsam ist. Zudem verfügen viele der Geräte nur über die Möglichkeit eine Seite des Dokuments zu scannen. Wir haben uns für Dich auf die Suche nach einem Gerät gemacht, das sowohl Drucken kann, als auch die Schnelligkeit eines Dokumentenscanners hat. Die Kriterien für die Dokumentenscanner sollte das Multifunktionsgerät bestenfalls auch erfüllen.

Ein Farblaserdrucker mit kompakten Ausmaßen, WLan-fähig und mit Duplex-Scanner an Board ist der:

• Canon i-Sensys MF645cx (Laserdrucker)
• Canon Maxify MB5150 (Tintenstrahldrucker)

Fazit Testbericht Dokumentenscanner

Sieger in unserem Test wird der Scanner von Avision, sehr knapp gefolgt vom Canon Standardgerät. Das Avision-Gerät arbeitet schnell, Canon liefert mit dem imageFormula DR-C230 ein umfangreiches Softwarepaket mit guten Funktionen zum direkten Bearbeiten. Preis-Leistungs-Sieger wird der Scanner von Kodak. Die Kompaktscanner punkten in kleinen Büros. Das Flachbett-Modell hat seine Berechtigung, wenn viele Dokumente auf dem Vorlagenglas aufzulegen sind.

Veröffentlicht in profi 02/2022, Text und Bilder von Frank Berning